KI am Arbeitsplatz nutzen, ohne Ärger mit dem Arbeitgeber zu bekommen
Alle probieren es, oft heimlich. So nutzen Sie KI im Büro, ohne die Daten Ihres Unternehmens preiszugeben und ohne gegen Vorgaben zu verstoßen.
Es ist 17:40 Uhr, ein verärgerter Kunde wartet auf Antwort, und die Mail ist heikel. Der Reflex ist längst verbreitet: seine Nachricht kopieren, in eine frei verfügbare KI einfügen und bitten: „Hilf mir, höflich, aber bestimmt zu antworten.“ Dreißig Sekunden später steht der Entwurf.
Das Problem ist, was dabei mitgeschickt wurde: der Name des Kunden, der Streitbetrag, vielleicht der Name einer Kollegin und zwei, drei interne Details. Dieser Text hat das Unternehmen verlassen, ist bei einem Anbieter gelandet, den niemand ausgewählt hat, und wird dort womöglich aufbewahrt. Genau das fürchten Geschäftsleitungen, und deshalb regeln so viele Unternehmen diese Werkzeuge streng oder verbieten sie ganz.
Die gute Nachricht: Sie können die Zeitersparnis behalten, ohne dieses Risiko einzugehen. Dafür braucht es ein paar Reflexe und ein passendes Werkzeug.
Warum Ihr Arbeitgeber besorgt ist
Die Sorge ist alles andere als unbegründet. Sie lässt sich auf drei Punkte bringen.
Die Daten verlassen das Haus. Alles, was Sie eintippen oder anhängen, wird an einen externen Server gesendet. Bei einer Kundendatei, einem Vertrag oder einer Zahlentabelle ist das eine Weitergabe an Dritte, die durch nichts gedeckt ist.
Sie können dort bleiben. Viele Dienste bewahren den Verlauf der Unterhaltungen auf, manchmal lange. Daten, die anderswo gespeichert sind, können abfließen, eingesehen oder herausverlangt werden.
Es gilt ein anderes Recht. Die großen frei verfügbaren KI-Dienste werden von US-Unternehmen betrieben, die dem CLOUD Act unterliegen: Die Behörden ihres Landes können Zugriff auf die Daten verlangen, die diese Unternehmen halten, auch wenn sie anderswo gespeichert sind. Für ein Unternehmen, das an die DSGVO oder das DSG, an Geschäftsgeheimnisse oder an ein Berufsgeheimnis gebunden ist, ist das ein strukturelles Risiko, so seriös der Anbieter auch sein mag.
Hinzu kommen Arbeitsordnung oder IT-Richtlinie, die oft verbieten, interne Informationen an einen nicht freigegebenen Dienst weiterzugeben. Dann versteht man, warum ein einfaches Kopieren und Einfügen mit einem Gespräch beim Vorgesetzten enden kann.
Vier Reflexe, bevor Sie etwas einfügen
1. Die Regel lesen. Vielleicht hat Ihr Unternehmen bereits eine Position: eine Richtlinie, eine Mitteilung der IT-Abteilung, ein freigegebenes Werkzeug. Ist KI verboten, dann ist sie verboten, auch eine vertrauliche. Der richtige Weg ist dann, ein passendes Werkzeug vorzuschlagen, nicht die Regel zu umgehen.
2. Die Information einordnen. Fragen Sie sich vor dem Einfügen: Könnte dieser Text am Schwarzen Brett im Eingangsbereich hängen? Wenn ja, ist das Risiko gering. Enthält er Namen, Beträge, Gesundheitsdaten oder eine Strategie, gehört er in ein vertrauliches Werkzeug.
3. Entfernen, was identifiziert. Um Hilfe bei der Formulierung einer Mail zu bekommen, braucht die KI weder den Namen des Kunden noch die Bestellnummer. „Ein Kunde, der über eine dreiwöchige Lieferverzögerung verärgert ist“ genügt.
4. Vor dem Senden gegenlesen. Die KI schlägt vor, Sie entscheiden. Eine Antwort, die eine Maschine verfasst hat, bleibt Ihre Antwort, unter Ihrem Namen.
Was ein vertrauliches Werkzeug ändert
IA Confidential wurde genau für diesen Fall entwickelt: KI nutzen, ohne dass Ihre Daten zu den Daten von jemand anderem werden.
Ihre Unterhaltungen bleiben bei Ihnen. Der Verlauf liegt in Ihrem Browser, nicht auf unseren Servern. Wir können ihn weder einsehen noch weitergeben: Wir haben ihn nicht.
Die vertraulichen Modelle laufen in der Schweiz. Standardmäßig werden Ihre Fragen von offenen Modellen auf Servern in der Schweiz verarbeitet, unter dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und außerhalb der Reichweite des CLOUD Act. Sie geben nichts an Dritte weiter.
Ein Filter vor jeder Übermittlung nach außen. Wählen Sie ein externes Modell, das bei manchen Aufgaben leistungsfähiger ist, erkennt der Vertraulichkeitsfilter zuerst die sensiblen Angaben. Er schlägt Ihnen dann vor, mit einem vertraulichen Modell zu antworten, die Nachricht unverändert, oder eine anonymisierte Fassung zu senden, die Sie gegenlesen und korrigieren können.
Anhänge, die auf Ihrem Computer gelesen werden. Ein PDF oder ein Word-Dokument wird in Ihrem Browser gelesen. Muss eine Frage an ein externes Modell gehen, werden nur die nützlichen Auszüge übermittelt, pseudonymisiert: Die Namen werden durch Platzhalter ersetzt, die das Modell keiner Person zuordnen kann, und in der Antwort, die Sie lesen, wiederhergestellt.
Ihre eigenen Maskierungsregeln. Im Fenster „Datenschutz“ können Sie festlegen, was immer maskiert werden soll: die Namen Ihrer Kunden, einen Projektnamen, eine interne Referenz.
Drei konkrete Situationen
Die heikle Mail. Fügen Sie die Nachricht des Kunden ohne Namen und Kontaktdaten ein und bitten Sie um eine bestimmte, aber höfliche Antwort. Für diese Arbeit am Ton reicht das vertrauliche Modell völlig.
Das Sitzungsprotokoll. Ihre ungeordneten Notizen enthalten Namen und interne Entscheidungen. Bleiben Sie in der Unterhaltung bei einem vertraulichen Modell und lassen Sie ein strukturiertes Protokoll erstellen: Entscheidungen, Verantwortliche, Fristen.
Die Präsentation mit Zahlen. Hängen Sie Ihre Tabelle an und bitten Sie um drei Kernbotschaften für die Geschäftsleitung. Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen; gilt das Dokument für ein externes Modell als zu identifizierend, weist Sie der Assistent darauf hin, bevor etwas gesendet wird.
Was vertraulich bleibt
Mit einem vertraulichen Modell verlassen Frage, Anhänge und Antwort die Server in der Schweiz nicht, und auf unserer Seite wird nichts aufbewahrt: Der Verlauf bleibt in Ihrem Browser.
Mit einem externen Modell entscheiden Sie, was übermittelt wird, nachdem der Filter gegriffen hat: eine anonymisierte Fassung, pseudonymisierte Auszüge oder die Nachricht unverändert, wenn Sie das bewusst so wollen. Ihr persönliches Profil wird nie an ein externes Modell gesendet.
Eine Grenze sollten Sie im Blick behalten: Da der Verlauf in Ihrem Browser liegt, kann ihn jeder lesen, der dieselbe Sitzung auf demselben Computer verwendet. An einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz melden Sie sich ab, bevor Sie gehen.
Ein Beispiel zum Kopieren
Hier ist die Nachricht eines Kunden, der über eine dreiwöchige Lieferverzögerung verärgert ist. Schlage eine kurze Antwort vor, bestimmt in Bezug auf unsere Bedingungen, aber herzlich, die ein Entgegenkommen anbietet, ohne ein Verschulden einzuräumen. Gib zwei Varianten: eine förmliche und eine direktere.
Fügen Sie dann die Nachricht des Kunden ein, ohne Namen und Kontaktdaten.
Und wenn Ihr Unternehmen jede KI verbietet?
Halten Sie sich an die Regel: Das ist die einzige vertretbare Haltung. Nichts hindert Sie aber daran, den Bedarf zu melden. Eine Geschäftsleitung verbietet KI selten aus Prinzip; sie verbietet Werkzeuge, deren Datenflüsse sie nicht kontrolliert. Ein Dienst, der keine Unterhaltungen aufbewahrt, Fragen in der Schweiz verarbeitet und filtert, was nach außen geht, beantwortet genau diesen Einwand.
Berufe mit Schweigepflicht haben oft die strengsten Regeln. Wenn das auf Sie zutrifft, lesen Sie auch unseren Ratgeber für Anwältinnen und Anwälte oder den für Verwaltungsmitarbeitende.
Zum Ausprobieren an einem echten Fall, ohne etwas zu installieren: Öffnen Sie den Chat.
