Usare l'IA al lavoro senza rischi e senza finire nei guai
Tutti ci provano, spesso di nascosto. Ecco come sfruttare l'IA al lavoro senza esporre i dati della vostra azienda né mettervi in difetto.
Sono le 17.40, un cliente scontento aspetta una risposta e l'e-mail da scrivere è delicata. Il riflesso è ormai comune: copiare il suo messaggio, incollarlo in un'IA di largo consumo e chiedere «aiutami a rispondere in modo cortese ma fermo». In trenta secondi la bozza è pronta.
Il problema è ciò che è partito insieme al testo: il nome del cliente, l'importo della contestazione, forse il nome di un collega e due o tre dettagli interni. Quel testo è uscito dall'azienda, è arrivato a un fornitore che nessuno ha scelto e lì potrebbe essere conservato. È esattamente ciò che temono le direzioni, ed è per questo che tante aziende regolamentano questi strumenti, o addirittura li vietano.
La buona notizia: si può mantenere il tempo risparmiato senza correre questo rischio. Bastano alcune buone abitudini e lo strumento giusto.
Perché il vostro datore di lavoro si preoccupa
La preoccupazione non ha nulla di irrazionale. Si riassume in tre punti.
I dati escono. Tutto ciò che digitate o allegate viene inviato a un server esterno. Per un archivio clienti, un contratto o una tabella di cifre, si tratta di una comunicazione a un terzo che nulla autorizza.
Possono restare. Molti servizi conservano la cronologia delle conversazioni, a volte a lungo. Un dato conservato altrove è un dato che può trapelare, essere consultato o essere richiesto.
Cambia il diritto applicabile. I grandi servizi di IA di largo consumo sono gestiti da aziende americane, soggette al CLOUD Act: le autorità del loro Paese possono pretendere l'accesso ai dati che detengono, anche se ospitati altrove. Per un'azienda tenuta al rispetto del GDPR, del segreto commerciale o di un segreto professionale, è un'esposizione strutturale, per quanto serio sia il fornitore.
Aggiungete il regolamento aziendale o il regolamento informatico, che spesso vieta di trasmettere informazioni interne a un servizio non autorizzato, e si capisce perché un semplice copia-incolla possa finire in un colloquio con il proprio responsabile.
Le quattro buone abitudini prima di incollare qualsiasi cosa
1. Leggere la regola. La vostra azienda ha forse già una posizione: un regolamento, una nota del reparto informatico, uno strumento autorizzato. Se l'IA è vietata, lo è anche quando è confidenziale: l'unica strada corretta, allora, è proporre uno strumento adatto, non aggirare la regola.
2. Classificare l'informazione. Prima di incollare, chiedetevi: questo testo potrebbe essere affisso nell'atrio d'ingresso? Se sì, il rischio è basso. Se contiene nomi, importi, dati sanitari o una strategia, merita uno strumento confidenziale.
3. Togliere ciò che identifica. Per farsi aiutare con la forma di un'e-mail, l'IA non ha bisogno del nome del cliente né del numero d'ordine. «Un cliente scontento per un ritardo di consegna di tre settimane» basta.
4. Rileggere prima di inviare. L'IA propone, voi decidete. Una risposta scritta da una macchina resta la vostra risposta, firmata con il vostro nome.
Che cosa cambia uno strumento confidenziale
IA Confidential è stato pensato proprio per questo caso: sfruttare l'IA senza che i vostri dati diventino quelli di qualcun altro.
Le vostre conversazioni restano da voi. La cronologia vive nel vostro browser, non sui nostri server. Non possiamo consultarla né trasmetterla: non la abbiamo.
I modelli confidenziali girano in Svizzera. Per impostazione predefinita, le vostre domande sono elaborate da modelli aperti installati su server in Svizzera, nel quadro della legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD), fuori dalla portata del CLOUD Act. Non trasmettono nulla a terzi.
Un filtro prima di qualsiasi invio all'esterno. Se scegliete un modello esterno, più potente per alcuni compiti, il Filtro di riservatezza rileva prima i dati sensibili. Vi propone quindi di rispondere con un modello confidenziale, con il messaggio intatto, oppure di inviare una versione anonimizzata che potete rileggere e correggere.
Allegati letti sul vostro computer. Un PDF o un documento Word viene letto nel vostro browser. Se una domanda deve andare a un modello esterno, partono solo gli estratti utili, pseudonimizzati: i nomi sono sostituiti da segnaposto che il modello non può ricondurre a una persona, poi ripristinati nella risposta che leggete.
Le vostre regole di mascheramento. Nel pannello Riservatezza potete indicare ciò che deve essere sempre mascherato: i nomi dei vostri clienti, il nome di un progetto, un riferimento interno.
Tre situazioni concrete
L'e-mail delicata. Incollate il messaggio del cliente senza il suo nome né i suoi recapiti, poi chiedete una risposta ferma e cortese. Per questo lavoro sul tono il modello confidenziale è più che sufficiente.
Il verbale di riunione. I vostri appunti sparsi contengono nomi e decisioni interne. Restate su un modello confidenziale e chiedete un verbale strutturato: decisioni, responsabili, scadenze.
La presentazione con le cifre. Allegate la vostra tabella e chiedete tre messaggi chiave per la direzione. Il file viene letto nel vostro browser; se il documento è giudicato troppo identificativo per un modello esterno, l'assistente ve lo segnala prima di qualsiasi invio.
Cosa resta riservato
Con un modello confidenziale, la domanda, gli allegati e la risposta non lasciano i server situati in Svizzera, e da parte nostra non viene conservato nulla: la cronologia resta nel vostro browser.
Con un modello esterno, siete voi a decidere che cosa parte, dopo il passaggio del filtro: una versione anonimizzata, estratti pseudonimizzati, oppure il messaggio così com'è se ve ne assumete la responsabilità. Il vostro profilo personale, invece, non viene mai inviato a un modello esterno.
Un limite da tenere presente: poiché la cronologia si trova nel vostro browser, è leggibile da chiunque usi la stessa sessione sullo stesso computer. Su una postazione condivisa, disconnettetevi quando ve ne andate.
Un esempio da copiare
Ecco il messaggio di un cliente scontento per un ritardo di consegna di tre settimane. Proponi una risposta breve, ferma sulle nostre condizioni ma cordiale, che offra un gesto commerciale senza ammettere colpe. Dammi due varianti: una formale, l'altra più diretta.
Poi incollate il messaggio del cliente, ripulito dal suo nome e dai suoi recapiti.
E se la vostra azienda vieta qualsiasi IA?
Rispettate la regola: è l'unica posizione difendibile. Ma nulla vi impedisce di segnalare l'esigenza. Raramente una direzione vieta l'IA per principio; vieta strumenti di cui non controlla i dati. Un servizio che non conserva le conversazioni, che elabora le domande in Svizzera e che filtra ciò che parte verso l'esterno risponde esattamente a questa obiezione.
Le professioni tenute al segreto hanno spesso le regole più severe. Se è il vostro caso, leggete anche la nostra guida per gli avvocati o quella per i dipendenti pubblici.
Per provare con un caso reale, senza installare nulla: aprite la chat.
