Einem Bürger antworten, ein Schreiben vereinfachen, einen Erlass zusammenfassen: KI kann in der Verwaltung viel leisten, solange Sie ihr nichts anvertrauen, was die Person identifiziert.
In einer Gemeindeverwaltung, einem Sozialdienst, einer Ausgleichskasse oder einem Amt läuft ein großer Teil des Tages über Geschriebenes: einem Bürger antworten, der einen Entscheid nicht versteht, eine Notiz für die Behördenleitung verfassen, einen neuen Erlass zusammenfassen, ein unverständliches Musterschreiben in einen Brief verwandeln, den alle verstehen. Bei diesen Aufgaben kann KI erheblich Zeit sparen.
Doch wer in der Verwaltung arbeitet, hat mit Daten zu tun, die ihm nicht gehören: denen der Bürgerinnen und Bürger. Und viele Verwaltungen haben ihre Mitarbeitenden bereits angewiesen, solche Daten keinen frei verfügbaren Werkzeugen anzuvertrauen. So nutzen Sie KI, ohne die Regeln zu verletzen.
In der Schweiz schützt Art. 320 StGB das Amtsgeheimnis. In Deutschland unterliegen Beschäftigte im öffentlichen Dienst einer dienstrechtlichen Verschwiegenheitspflicht, und die Verletzung des Dienstgeheimnisses ist nach § 353b StGB strafbar; auch in Österreich gelten für den öffentlichen Dienst gesetzliche Verschwiegenheitspflichten. Überall fallen die personenbezogenen Daten der Bürgerinnen und Bürger unter den Datenschutz: in der EU unter die DSGVO, in der Schweiz unter das DSG oder das kantonale Datenschutzgesetz.
Hinzu kommen die Regeln Ihrer Verwaltung: Informatikrichtlinie, Dienstanweisung, Liste der zugelassenen Werkzeuge. Sie haben Vorrang. Verbietet Ihr Arbeitgeber jedes KI-Werkzeug, ist der einzig richtige Weg, den Bedarf zu melden, nicht die Regel zu umgehen.
Verständliche Sprache. Ein dichtes Verwaltungsschreiben in einen Brief verwandeln, den alle lesen können, ohne die rechtliche Genauigkeit zu verlieren: Das ist eine der nützlichsten Anwendungen, und sie braucht keine einzige personenbezogene Angabe.
Die Antwort an einen Bürger. Aus der anonym beschriebenen Situation schlägt die KI eine gegliederte, höfliche und verständliche Antwort vor, die Sie mit den Angaben aus dem Dossier ergänzen.
Die Zusammenfassung von Texten. Eine Verordnung, ein Rundschreiben, ein Bericht von fünfzig Seiten: Die KI zieht die Punkte heraus, die Ihre Dienststelle betreffen.
Interne Notizen. Eine Notiz für die Behördenleitung oder die Amtsleitung aus Ihren Unterlagen vorbereiten, klar gegliedert: Ausgangslage, Fragestellung, Optionen, Empfehlung.
1. Beschreiben Sie die Situation, nicht die Person. „Ein Bürger bestreitet die Höhe seines Wohngelds, das nach einer Änderung seiner Lebenssituation neu berechnet wurde“ genügt für eine gute Antwort. Name, Adresse, Steuer-, AHV- oder Versichertennummer bleiben in Ihrer Fachanwendung; Sie fügen sie dem fertigen Schreiben hinzu.
2. Legen Sie Ihre Maskierungsregeln fest. Im Fenster „Datenschutz“ von IA Confidential können Sie angeben, was immer maskiert werden soll: Kundennummern, Namen lokaler Programme, Dossiernummern. Das ist eine zusätzliche Sicherung zu Ihrer eigenen Aufmerksamkeit.
3. Bleiben Sie bei einem vertraulichen Modell. Standardmäßig werden Ihre Fragen von offenen Modellen auf Servern in der Schweiz verarbeitet, außerhalb der Reichweite des CLOUD Act, die nichts an Dritte weitergeben. Für ein Schreiben oder eine Zusammenfassung reichen sie aus. Wählen Sie ein externes Modell, prüft der Vertraulichkeitsfilter zuerst die Nachricht: Erkennt er eine sensible Angabe, schlägt er Ihnen vor, mit einem vertraulichen Modell zu antworten, mit unveränderter Nachricht, oder eine anonymisierte Fassung zu senden, die Sie gegenlesen.
4. Prüfen Sie die geltenden Texte. Bei einer Rechtsfrage kann der Assistent eine anonyme Websuche starten: Die Suche wird gesendet, ohne Sie zu identifizieren, und die Ergebnisse sind datiert und mit Quellen belegt. Prüfen Sie die geltende Fassung immer auf der offiziellen Website, bevor Sie sich gegenüber einem Bürger darauf berufen.
5. Gegenlesen und unterschreiben. Die KI schreibt, Sie antworten. Ein Fehler in einem Verwaltungsschreiben bindet die Dienststelle: Jeder Betrag, jede Frist, jede Fundstelle muss geprüft werden.
Mit einem vertraulichen Modell werden Ihre Fragen und die Antworten auf Servern in der Schweiz verarbeitet, und bei uns wird nichts aufbewahrt: Der Verlauf bleibt in Ihrem Browser. Wir könnten ihn nicht herausgeben, selbst wenn man es von uns verlangte, weil wir ihn nicht haben.
Mit einem externen Modell geht nichts hinaus, ohne den Filter zu passieren, und Sie entscheiden, was gesendet wird.
Auf einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz kann jeder, der dieselbe Browsersitzung verwendet, den Verlauf lesen: Nutzen Sie eine persönliche Sitzung und schließen Sie sie, wenn Sie gehen. Und wenn Sie den ersten Schritt befolgen, lässt sich aus dem, was übermittelt wird, ohnehin keine Person identifizieren.
Schreibe dieses Schreiben in verständlicher Sprache neu, für einen Bürger, der mit Behördengängen wenig vertraut ist. Behalte alle rechtlichen Angaben bei (Fristen, Rechtsmittel, einzureichende Unterlagen), aber verwende kurze Sätze, einen Gedanken pro Satz und eine Liste für die Unterlagen. Schließe mit einem Satz, der angibt, an wen man sich bei Fragen wenden kann.
Fügen Sie dann das Musterschreiben ein, ohne die Daten der Person.
Für die Grundregeln, die in allen Berufen gelten, lesen Sie unseren Ratgeber, um KI bei der Arbeit sicher zu nutzen. Auch juristische Berufe haben ihre Methode: siehe den Ratgeber für Anwältinnen und Anwälte.
Zum Ausprobieren an einem Musterschreiben: Öffnen Sie den Chat.
