Das Schreiben ist endlich verständlich, aber die Rechtsmittelfrist ist verschwunden und das Dossier der Bürgerin gleich mit hinausgegangen. Dieselbe Überarbeitung zweimal, und drei Punkte, die alles ändern.
Eine Bürgerin kommt mit dem Schreiben an den Schalter zurück, das sie drei Wochen zuvor erhalten hat. Sie hatte nichts davon verstanden, also hatte ihr der Mitarbeiter, der sie beim ersten Mal empfangen hatte, eine „vereinfachte“ Fassung mitgegeben, in zwei Minuten von einer frei verfügbaren KI umgeschrieben. Diese Fassung war glasklar. Unterwegs war ihr nur der Absatz abhandengekommen, der besagte, dass sie dreißig Tage Zeit hatte, den Entscheid anzufechten. Die Frist ist abgelaufen.
Das ist der Fehler, den man in Dienststellen, die auf einfache Sprache umstellen, am häufigsten sieht, und er ist doppelt. Der Text wurde so sehr vereinfacht, dass er verloren hat, was die Bürgerin schützte. Und um ihn zu bekommen, ist das ganze Schreiben bei einem externen Anbieter gelandet, mit Name, Adresse, Dossiernummer und den Einzelheiten ihrer Lage. Hier dieselbe Überarbeitung zweimal: zuerst so, wie sie oft gemacht wird, dann so, wie sie gemacht werden sollte.
Einfache Sprache ist keine Zusammenfassung. Ein Schreiben, das einen Entscheid eröffnet, enthält Angaben mit rechtlicher Wirkung: den Entscheid selbst, seine Begründung, die Beträge, die verlangten Unterlagen, die Fristen, die Rechtsmittel, die Stelle, die entschieden hat, und die Ansprechperson. In der Schweiz verlangt das Verwaltungsverfahrensrecht, dass eine Verfügung begründet ist und eine Rechtsmittelbelehrung enthält. In Deutschland beginnt die Frist für einen Rechtsbehelf grundsätzlich erst zu laufen, wenn die Person schriftlich darüber belehrt wurde. Eine lesbarere Fassung, die eines dieser Elemente vergisst, ist kein besserer Brief: Sie schwächt die Bürgerin, und manchmal auch die Dienststelle.
Bei den Daten ändert sich nichts gegenüber dem Rest Ihrer Arbeit: Wer in der Verwaltung arbeitet, ist an das Amtsgeheimnis gebunden (in der Schweiz Art. 320 StGB) oder an die dienstrechtliche Verschwiegenheitspflicht, und die Daten der Bürgerinnen und Bürger fallen in der EU unter die DSGVO, in der Schweiz unter das DSG oder das kantonale Datenschutzgesetz. Hinzu kommen die Regeln Ihrer Verwaltung. Verbietet sie KI-Werkzeuge, ist der richtige Weg, mit Ihren Vorgesetzten darüber zu sprechen, nicht die Regel zu umgehen.
Der Mitarbeiter öffnet das Schreiben in seiner Fachanwendung, markiert alles und fügt den Text in eine frei verfügbare KI ein. Mit ihm gehen die Identität der Bürgerin hinaus, ihre Adresse, ihre Versichertennummer, die Höhe der gestrichenen Leistung und der Grund der Streichung, der ihr Familienleben berührt. Dieser Text liegt nun bei einem Dritten, den weder die Verwaltung noch die Bürgerin gewählt hat und der den Gesprächsverlauf oft aufbewahrt. Für eine reine Formfrage ist das viel.
Die Überarbeitung betrifft die Form, und die Form ist für alle Bürgerinnen und Bürger gleich, die dieses Schreiben erhalten. Der Mitarbeiter geht also von der Briefvorlage aus, nicht vom versandten Brief. Wo die Daten standen, setzt er lesbare Platzhalter: [NAME], [DOSSIERNUMMER], [BETRAG], [DATUM DES ENTSCHEIDS]. Die Beträge können stimmige Beispiele bleiben, denn sie dienen nur dazu, die Formulierung der Sätze zu prüfen.
Dieses Musterschreiben gibt er IA Confidential mit einem vertraulichen Modell. Standardmäßig antwortet der Assistent mit offenen Modellen auf Servern in der Schweiz, außerhalb der Reichweite des CLOUD Act, die nichts an Dritte weitergeben. Um einen Brief umzuschreiben, reichen sie vollkommen aus.
Muss er trotzdem von einem echten Schreiben ausgehen, gescannt oder als PDF, wird das angehängte Dokument in seinem Browser gelesen. Geht die Frage danach an ein externes Modell, werden nur pseudonymisierte Auszüge gesendet. Und wenn ein Schreiben auch maskiert identifizierend bleibt, weil eine Adresse, ein Datum und eine familiäre Situation genügen, um jemanden zu erkennen, weist der Assistent unter dem Titel „Identifizierendes Dokument“ darauf hin und schlägt vor, es mit einem vertraulichen Modell zu bearbeiten oder nur die Frage zu senden. Warum es nicht reicht, den Namen zu entfernen, erklärt unser Ratgeber zu Anonymisierung und Pseudonymisierung.
Die Anweisung besteht aus drei Wörtern, und die KI tut genau, was man von ihr verlangt: Sie vereinfacht. Sie kürzt die Sätze, was gut ist, streicht aber auch, was ihr wie Fachjargon vorkommt, was weniger gut ist. „Sie können gegen diese Verfügung Einsprache erheben“ wird zu „Sie können uns schreiben“. „Gegebenenfalls“ verschwindet, und mit ihm die Bedingung, nach der eine Unterlage nur von bestimmten Personen verlangt wurde. Aus einem „kann“ wird ein „muss“. Das Ergebnis liest sich in einem Zug, und niemand vergleicht es Zeile für Zeile mit dem Original: Es wirkt richtig.
Die Abhilfe besteht darin, die KI in zwei Schritten arbeiten zu lassen: zuerst alles erfassen, was das Schreiben vorschreibt oder erlaubt, dann umschreiben, dann belegen, dass nichts fehlt. Die Anfrage zum Kopieren und Anpassen:
Hier ist ein Musterschreiben unserer Dienststelle. Bevor du es umschreibst, liste alles auf, was es der Bürgerin oder dem Bürger vorschreibt oder erlaubt: jede Frist, jeden Betrag, jede einzureichende Unterlage, jedes Rechtsmittel, jede Bedingung, jeweils mit dem Originalsatz. Schreibe es dann in einfache Sprache um: Sätze mit höchstens zwanzig Wörtern, Aktiv, Anrede mit „Sie“, ein Gedanke pro Absatz, der Entscheid gleich im ersten Satz, die Unterlagen als Liste. Mache nie aus einer Pflicht eine Möglichkeit oder umgekehrt, und lass die Platzhalter in eckigen Klammern unverändert. Schließe mit einer Kontrolltabelle: für jedes Element der Liste der Satz der neuen Fassung, der es aufnimmt, oder „fehlt“.
Die Kontrolltabelle ändert alles: Was verschwunden ist, wird sichtbar, statt erst am Schalter aufzufallen. Der Mitarbeiter liest jede Zeile gegen das Original, korrigiert, was verrutscht ist, und verlangt eine neue Fassung, wenn sich der Sinn verändert hat. Er kann die KI auch bitten, die Begriffe anzugeben, die sie nicht ohne Verlust ersetzen konnte, etwa die genaue Bezeichnung eines Rechtsmittels, um sie zu behalten und in Klammern zu erklären, statt sie zu streichen.
Drei Mitarbeitende, drei KIs, drei Stile. Der eine klingt fast kumpelhaft, die andere behält die Formeln von früher bei, der dritte hat für ein Angebot, das schon einen Namen hat, einen neuen erfunden. Wer zwei Schreiben derselben Dienststelle erhält, glaubt, es mit zwei Behörden zu tun zu haben, und die Einheitlichkeit, die die einfache Sprache bringen sollte, stellt sich nie ein.
In IA Confidential legt der Mitarbeiter einen Bereich „Schreiben an Bürger“ an. Im Reiter Assistent der Bereichsseite schreibt er die Anweisungen, die für alle Unterhaltungen gelten, die er dort eröffnet: die Anrede mit „Sie“, die Satzlänge, die Regel der Platzhalter in eckigen Klammern, die offizielle Bezeichnung der Angebote der Dienststelle, die Schlussformel, die angibt, an wen man sich wenden kann. Diese Anweisungen haben Vorrang vor seinen allgemeinen Einstellungen. Der Text der Anweisungen kann unter Kolleginnen und Kollegen weitergegeben werden, die ihn jeweils in ihren eigenen Bereich einfügen: Die Einheitlichkeit hängt an diesem gemeinsamen Text, nicht am Werkzeug.
Ist eine Fassung freigegeben, schreibt der Assistent sie als Dokument: Der Mitarbeiter liest es in der Vorschau gegen, bearbeitet es, behält die aufeinanderfolgenden Versionen und exportiert es als Word oder OpenDocument. Das Layout wird beim Export neu erstellt und übernimmt nicht das der ursprünglichen Vorlage: Der Text wird danach in die offizielle Vorlage der Dienststelle eingefügt, mit Briefkopf und Unterschrift.
Bei einem heiklen Schreiben ist die Versuchung groß, zum leistungsstärksten Modell zu greifen, oft einem externen. Ist eine echte Angabe im Text geblieben, ein vergessener Name in der Grußformel, eine Dossiernummer im Betreff, geht sie mit hinaus.
Externe Modelle sind eine Wahl des Mitarbeiters, nie ein automatischer Umweg. Wählt er eines, prüft der Vertraulichkeitsfilter zuerst die Nachricht. Bei einer sensiblen Angabe schlägt er vor, mit einem vertraulichen Modell zu antworten, mit unveränderter Nachricht, für das externe Modell zu anonymisieren, mit einer Fassung, die der Mitarbeiter gegenlesen und korrigieren kann, oder die Nachricht bewusst unverändert zu senden. Die vorgeschlagene Standardwahl bleibt die vertrauliche KI.
Im Fenster Datenschutz kann der Mitarbeiter eigene Anonymisierungsregeln hinzufügen, die vor jedem Versand an ein externes Modell angewendet werden: Versichertennummern, Dossiernummern, Namen von Quartieren oder lokalen Einrichtungen, an denen sich eine Familie erkennen ließe, immer maskieren.
Die KI kann sich irren, und sie kann erfinden: eine plausible, aber falsche Frist, eine Unterlage, die nie verlangt wurde, ein Rechtsmittel, das es für diesen Entscheid nicht gibt. Die Kontrolltabelle verringert dieses Risiko, ohne es zu beseitigen. Jeder Betrag, jede Frist und jede Fundstelle wird gegen den Originaltext und gegen die geltenden Bestimmungen geprüft.
Einfache Sprache wird auch an echten Leserinnen und Lesern getestet: an einer Kollegin aus einer anderen Dienststelle, an einem Mitarbeiter am Empfang und, wenn möglich, an einer Bürgerin oder einem Bürger, die bereit sind, ein Musterschreiben gegenzulesen. Ein Brief, der dem Verfasser einfach erscheint, ist es für den Empfänger nicht unbedingt. Und der Brief wird weiterhin von der Dienststelle unterzeichnet: Sie steht dafür ein, nicht das Werkzeug, das ihn in Form gebracht hat.
Mit einem vertraulichen Modell werden das Schreiben und seine Überarbeitung auf Servern in der Schweiz verarbeitet, und bei uns wird nichts aufbewahrt. Der Verlauf der Unterhaltungen und der Bereiche bleibt in Ihrem Browser: Wir könnten ihn nicht herausgeben, selbst wenn man es von uns verlangte, weil wir ihn nicht haben. Angehängte Dokumente werden im Browser gelesen, und auf unseren Servern wird keine Datei aufbewahrt.
Mit einem externen Modell geht nichts hinaus, ohne den Filter zu passieren, und Sie entscheiden, was gesendet wird: eine anonymisierte Fassung, die Sie gegengelesen haben, pseudonymisierte Auszüge, nur die Frage oder die Nachricht unverändert.
An einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz am Empfang oder in der Dienststelle kann jeder, der dieselbe Browsersitzung verwendet, den Verlauf lesen: Öffnen Sie eine persönliche Sitzung und schließen Sie sie, wenn Sie gehen. Und wenn Sie mit Musterschreiben arbeiten, lässt sich aus dem, was übermittelt wird, ohnehin keine Person identifizieren.
Weitere Einsätze von KI in der Verwaltung, die Antwort an einen Bürger, die Zusammenfassung von Erlassen, die Notiz für die Behördenleitung, beschreibt unser Ratgeber zu KI in der Verwaltung und den Daten der Bürgerinnen und Bürger. Was nie hinausgehen darf, auch nicht in einem Schreiben, steht in der Liste der Daten, die Sie nie in eine KI einfügen sollten.
Zum Ausprobieren an einem Ihrer Musterschreiben, ohne jede Bürgerangabe: Öffnen Sie den Chat.
