Un rapport de situation raconte une vie, parfois un enfant, souvent une détresse. Écrire seul, dans le logiciel du service, avec une IA grand public ou une IA confidentielle : le comparatif, et quand choisir quoi.
« Le juge veut le rapport pour jeudi, et j'ai encore trois visites à domicile d'ici là. » La phrase s'entend dans tous les services, entre deux entretiens, devant une pile de notes prises à la main. Le rapport de situation est l'écrit le plus lourd du métier : une histoire familiale, des faits observés, la parole de la personne, une évaluation et une proposition.
Coller ses notes dans une IA grand public est tentant. Mais elles contiennent ce qu'il y a de plus exposé dans une vie, et partiraient chez un fournisseur que personne n'a choisi.
Un rapport de situation oriente une décision : une mesure de protection, une aide, un placement. Il circule auprès d'un juge, d'une commission, d'un partenaire, et la personne concernée ou sa famille peut souvent le lire.
Le cadre est strict. En France, les assistants de service social sont tenus au secret professionnel par la loi, d'autres professionnels le sont du fait de leur mission, et le Code pénal punit la violation du secret. Entre professionnels, on ne partage que le nécessaire. En Suisse, le secret de fonction s'applique aux agents des services publics, et la loi fédérale sur la protection des données range les mesures d'aide sociale parmi les données sensibles, au même titre que la santé ; les lois cantonales complètent ce cadre pour les administrations.
Les règles de votre employeur priment. Si l'IA est interdite dans votre structure, faites remonter le besoin plutôt que de contourner la règle.
Quatre façons de faire coexistent dans les services. Elles ne protègent pas la personne de la même manière.
| Seul, à partir de ses notes | Logiciel métier du service | IA grand public | IA confidentielle | |
|---|---|---|---|---|
| Ce qui sort du service | Rien | Rien hors de l'outil choisi par l'employeur | Les notes collées, chez un fournisseur non choisi | Rien vers un tiers avec les modèles confidentiels |
| Ce qui est conservé, et où | Vos brouillons, sur votre poste | Le dossier, dans le logiciel, pour la durée prévue | L'historique, souvent longtemps, chez le fournisseur | L'historique dans votre navigateur, rien de notre côté |
| Qui décide | Vous | Le service | Les conditions du fournisseur | Vous, en choisissant le modèle et ce que vous écrivez |
| Aide à la rédaction | Aucune | Des trames, rarement plus | Forte, mais sur des données exposées | Forte, sur une situation décrite sans identité |
| Effort | Élevé : plusieurs heures par rapport | Moyen : la trame aide, la rédaction reste à faire | Faible, au prix du secret | Faible, après dix minutes de tri des notes |
| Risque de réidentification | Nul | Celui de l'outil du service | Élevé : une commune, un âge, une fratrie suffisent | Limité si vous retirez les détails identifiants |
Seul, pour les situations où rien ne doit passer par un outil : un enfant en danger immédiat, une révélation de violences, une procédure pénale en cours. Là, on écrit soi-même et on relit avec un collègue ou un cadre.
Le logiciel métier, pour tout ce qui relève du dossier : identité, mesures, pièces, échéances. Le rapport final y vit, avec les noms.
L'IA grand public, pour ce qui ne contient aucune situation réelle : comprendre un dispositif, reformuler une trame vierge. Avant d'y coller quoi que ce soit, relisez les données à ne jamais coller dans une IA.
L'IA confidentielle, pour écrire sur une situation réelle, une fois les notes débarrassées de ce qui identifie : mettre en ordre, distinguer les faits de l'évaluation.
D'abord, décrivez la situation, pas la personne. « Une mère seule de trois enfants, dont l'aîné ne va plus au collège depuis deux mois » suffit pour obtenir de l'aide sur la forme. Nom, adresse, école, prénoms et numéro de dossier restent dans le logiciel du service. Retirer les noms ne suffit pas à anonymiser, comme l'explique notre guide sur l'anonymisation et la pseudonymisation : une petite commune ou une profession rare désignent une famille aussi bien qu'un nom.
Dans IA Confidential, créez un espace, par exemple « Rapports », et écrivez dans l'onglet Assistant les consignes d'espace : le plan de vos rapports, le ton attendu par vos destinataires, et une règle qui compte dans ce métier, séparer toujours les faits observés, la parole de la personne et votre évaluation. Ces consignes passent avant vos préférences générales et s'appliquent à toutes les discussions de l'espace. Dans le panneau Confidentialité, ajoutez vos consignes d'anonymisation : noms des structures partenaires, références de dossier, noms de quartiers.
Par défaut, vos demandes sont traitées par des modèles ouverts installés sur des serveurs en Suisse, qui ne transmettent rien à des tiers. Pour un rapport, ils suffisent.
Première demande, à partir des notes triées :
Voici mes notes de trois entretiens et d'une visite à domicile auprès d'une famille accompagnée. Mets-les en forme selon le plan de l'espace. Sépare strictement les faits que j'ai observés, les propos rapportés (entre guillemets, mot pour mot) et mes éléments d'évaluation. N'ajoute aucun fait, aucune interprétation, aucune conclusion que je n'ai pas écrite. Si une information te semble manquer pour la partie évaluation, signale-la à la fin au lieu de la supposer.
Seconde demande, pour la relecture avant envoi :
Relis ce projet de rapport destiné à un magistrat. Signale les phrases qui jugent la personne plutôt que de décrire une situation, les termes de jargon qu'un lecteur extérieur ne comprendrait pas, et les affirmations qui ne s'appuient sur aucun fait cité. Propose une reformulation neutre pour chacune, sans changer le sens ni la proposition finale. Signale aussi tout détail qui permettrait de reconnaître la famille.
L'assistant peut écrire le rapport comme un document, que vous modifiez, imprimez en PDF ou exportez en Word ou en OpenDocument. La mise en page est refaite à partir du texte : reportez le contenu dans le modèle de votre service, puis ajoutez les identités dans le logiciel métier.
L'IA peut se tromper et inventer avec aplomb : prêter à une mère une phrase qu'elle n'a pas dite, transformer une hésitation en refus, glisser un mot qui disqualifie. Relisez tout, et gardez la proposition finale pour vous : l'évaluation est un acte professionnel, et votre signature engage votre responsabilité.
Elle n'a pas vu le logement ni entendu le silence d'un adolescent : elle met en forme ce que vous avez compris.
Avec un modèle confidentiel, vos notes et les réponses sont traitées sur des serveurs situés en Suisse, sous la loi suisse sur la protection des données, hors du champ du CLOUD Act, et rien n'est conservé de notre côté : l'historique reste dans votre navigateur.
Rien ne part vers un modèle externe sans votre décision. Si vous en choisissez un et que votre message contient une donnée sensible, le filtre confidentialité vous propose de répondre avec un modèle confidentiel, message intact, ou d'envoyer une version anonymisée que vous relisez. L'envoi tel quel reste votre choix ; pour un rapport de situation, restez sur les modèles confidentiels.
Les ordinateurs d'un service sont souvent partagés. L'historique est lisible par quiconque utilise la même session du navigateur : travaillez dans une session personnelle, supprimez les discussions une fois le rapport reporté dans le logiciel, et fermez la session en partant.
Les agents des collectivités trouveront des réflexes voisins dans notre guide sur les données des usagers. Pour essayer la première demande sur une situation inventée : ouvrez le chat.
