La circolare è arrivata: niente più IA di largo consumo in ufficio. Rinunciare, arrangiarsi con il telefono o proporre altro? Le risposte alle domande che tutti si pongono, senza aggirare la regola.
«E adesso come faccio?» La domanda arriva il giorno dopo la circolare interna. Da mesi scrivevate verbali, solleciti e sintesi con un'IA di largo consumo, e risparmiavate un'ora al giorno. La direzione l'ha appena vietata, senza proporre uno strumento sostitutivo. I colleghi sussurrano che basta passare dal telefono.
Questa guida risponde alle domande che ci si pone in quel momento: che cosa vuole davvero evitare la regola, che cosa si rischia aggirandola e come ottenere uno strumento che il vostro datore di lavoro possa accettare.
Perché è responsabile di dati che non controlla più nel momento in cui vengono incollati in un servizio esterno. Un'e-mail di un cliente, un contratto o un prospetto paghe inviati a un'IA di largo consumo finiscono presso un fornitore che nessuno ha scelto, che può conservare la cronologia e con cui l'azienda non ha firmato alcun impegno. Per i dati personali, sia il GDPR sia la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) impongono di sapere dove vanno e perché. A questo si aggiungono il segreto commerciale, le clausole di riservatezza firmate con i clienti e, per i grandi servizi americani, il CLOUD Act, che consente alle autorità del loro Paese di pretendere l'accesso ai dati detenuti da queste aziende.
In altre parole, la vostra direzione non vieta l'IA per diffidenza verso la tecnologia: vieta una fuga di dati che non può né misurare né fermare.
Leggete il testo esatto. Alcune circolari vietano espressamente gli strumenti di largo consumo, altre «qualsiasi servizio di IA non approvato dal reparto informatico», altre ancora vietano soltanto l'invio di dati interni. La sfumatura conta: nel primo caso la porta resta aperta a uno strumento approvato; nel secondo non si può usare nulla finché non è stato approvato, nemmeno uno strumento confidenziale. In caso di dubbio, ponete la domanda per iscritto al vostro responsabile o al reparto informatico. Una risposta scritta vi tutela.
Non per il lavoro. La regola riguarda i dati dell'azienda, non il dispositivo: ricopiare l'e-mail di un cliente sul telefono per sottoporla a un'IA di largo consumo equivale esattamente a incollarla dalla vostra postazione, con in più una copia su un dispositivo personale. È anzi l'uso che le direzioni temono di più, perché è invisibile. Sul vostro telefono, per la spesa o le vacanze, fate ciò che volete; per una pratica di lavoro vale la circolare.
Innanzitutto una sanzione disciplinare. In molti Paesi il regolamento informatico interno è vincolante per i dipendenti; in Svizzera il Codice delle obbligazioni impone al lavoratore un dovere di fedeltà e il rispetto delle direttive del datore di lavoro, di cui la riservatezza fa parte. A seconda della gravità dei dati esposti, la sanzione può andare dall'ammonimento al licenziamento.
Poi la responsabilità personale quando è in gioco un segreto: segreto professionale, segreto medico, segreto d'ufficio, la cui violazione è punita dal Codice penale, in Svizzera (art. 320 e 321 CP) come in Italia (per il segreto professionale, art. 622 c.p.). Infine la fiducia: un collega che aggira la regola rende più difficile l'adozione di uno strumento autorizzato per tutti.
In pratica, tre. Aspettare uno strumento interno, quando l'azienda ne sta preparando uno: è la strada più semplice, ma può richiedere mesi. Lavorare senza IA per i compiti sensibili e riservare l'assistente ai testi privi di qualsiasi dato interno, se la regola lo consente. Proporre uno strumento confidenziale alla vostra direzione, pensato perché nessun dato dell'azienda finisca presso terzi senza una decisione esplicita.
La terza strada è quella che più spesso sblocca la situazione, perché risponde all'obiezione di partenza invece di aggirarla.
Rispondendo in anticipo alle domande che si porrà: dove vengono elaborati i dati, che cosa viene conservato e da chi, quale diritto si applica, che cosa può uscire verso l'esterno e in base a quale decisione. Una nota di una pagina, fattuale, vale più di un'arringa. L'IA può anzi aiutarvi a scriverla, partendo da una descrizione generale:
Scrivi una nota di una pagina destinata al nostro reparto informatico. Contesto: l'uso delle IA di largo consumo è appena stato vietato nel nostro servizio clienti, che redige una sessantina di risposte scritte al giorno. Proponi di valutare uno strumento di IA confidenziale. Struttura: l'esigenza in tre righe, i rischi che hanno motivato il divieto, le garanzie da pretendere da uno strumento (luogo di elaborazione, conservazione, invio a terzi), una proposta di test di due settimane con dati fittizi. Tono neutro, senza argomenti commerciali.
Rileggetela, adattatela al vocabolario della vostra azienda e inviatela per la via consueta.
Risponde punto per punto a queste domande. In IA Confidential, l'applicazione e i modelli confidenziali sono ospitati in Svizzera, sotto la legge svizzera sulla protezione dei dati, fuori dalla portata del CLOUD Act. Per impostazione predefinita, le vostre domande sono elaborate da modelli aperti installati su questi server, che non trasmettono nulla a terzi.
Le conversazioni non vengono conservate da parte nostra: la cronologia resta nel browser della persona che lo usa. Anche se ce la chiedessero, non avremmo nulla da consegnare. Anche il vostro profilo personale resta nel vostro browser; potete consultarlo e modificarlo, e non viene mai inviato ai modelli esterni.
La vostra direzione avrà probabilmente esigenze proprie, come un elenco di strumenti approvati o un test preliminare. È normale, e spetta a lei decidere.
Lo strumento offre tre famiglie di modelli: locali e specializzati, entrambi confidenziali, ed esterni. La scelta avviene automaticamente o a mano. I modelli esterni non sono mai imposti: sono una scelta dell'utente e passano sempre dal Filtro di riservatezza.
Questo filtro rileva i dati sensibili prima di qualsiasi invio a un modello esterno. Vi propone allora di rispondere con un modello confidenziale, con il messaggio intatto, di inviare una versione anonimizzata che potete rileggere e correggere, oppure di inviare il messaggio così com'è se ve ne assumete la responsabilità. La scelta predefinita resta il modello confidenziale. Nel pannello Riservatezza potete aggiungere le vostre regole di anonimizzazione: il nome dei vostri clienti, il nome in codice di un progetto, un riferimento interno, tutto ciò che nessun rilevatore indovina da solo. Se la vostra direzione accetta lo strumento ma esclude qualsiasi modello esterno, basta limitarsi ai modelli confidenziali.
Sì, se la vostra regola interna lo consente. Gli allegati (testo, PDF, Word, immagini) vengono letti nel browser e nessun file viene archiviato sui nostri server. Se una domanda deve andare a un modello esterno, partono solo estratti pseudonimizzati: i nomi sono sostituiti da segnaposto, poi ripristinati nella risposta. Quando un documento resta troppo identificativo, l'assistente lo segnala: viene allora elaborato da un modello confidenziale, oppure parte soltanto la vostra domanda.
Pseudonimizzare non significa anonimizzare: la differenza, che conta per il vostro ufficio legale, è spiegata nella nostra guida anonimizzazione o pseudonimizzazione.
Rispettare la circolare e preparare il terreno. Potete provare lo strumento a casa, su un caso del tutto fittizio, per sapere che cosa state proponendo. E molti compiti si svolgono senza alcun dato interno: descrivere la struttura di un problema invece di incollare la pratica, come spiega il nostro elenco dei dati da non incollare mai in un'IA. Per esempio:
Devo rispondere a un cliente che contesta una fattura di manutenzione: ritiene che l'intervento non fosse coperto dal suo contratto, mentre lo era. Proponi una risposta breve, cortese e ferma, che richiami il principio senza citare una clausola precisa e lasci la porta aperta a una telefonata. Due varianti: una formale, l'altra più cordiale.
Se la vostra circolare vieta qualsiasi strumento di IA, anche per questo tipo di richiesta, aspettate la risposta della vostra direzione.
Sì, come qualsiasi IA. Può fraintendere un'istruzione, inventare un riferimento, una clausola o una cifra con grande sicurezza. Riservatezza non significa esattezza: rileggete ogni testo, verificate ogni fatto e non lasciate mai partire una risposta che non avreste firmato. Ciò che esce con il vostro nome resta sotto la vostra responsabilità, ed è anche un argomento da presentare alla direzione: lo strumento assiste, non decide.
Con un modello confidenziale, le vostre domande, i vostri allegati e le risposte sono elaborati su server situati in Svizzera, e da parte nostra non viene conservato nulla: la cronologia resta nel vostro browser.
Con un modello esterno, nulla parte senza passare dal Filtro di riservatezza, e siete voi a scegliere tra la versione anonimizzata, gli estratti pseudonimizzati o l'invio così com'è. Il vostro profilo personale non viene mai inviato a un modello esterno.
Una precauzione resta nelle vostre mani: poiché la cronologia si trova nel browser, è leggibile da chiunque usi la stessa sessione sullo stesso computer. Su una postazione condivisa, usate una sessione personale e disconnettetevi quando ve ne andate. E la regola del vostro datore di lavoro viene prima di qualsiasi strumento, confidenziale o no.
Le abitudini di base sono raccolte nella nostra guida per usare l'IA al lavoro senza rischi. I piani sono descritti nella pagina dei piani.
Per provare su un caso fittizio prima di parlarne con la vostra direzione: aprite la chat.
