Mandantenname raus, Hauptbuch einfügen, nach Auffälligkeiten fragen. Nur dass die Buchungstexte verraten, wer gemeint ist. Antworten auf die Fragen, die sich eine Kanzlei vor dem ersten Export an die KI stellt.
In jeder Kanzlei sieht man die Szene zum Jahresabschluss. Ein Mitarbeiter exportiert das Hauptbuch eines KMU, löscht die Spalte mit dem Firmennamen und fügt die viertausend Zeilen mit einer einzigen Anweisung in eine frei verfügbare KI ein: „Finde die Auffälligkeiten.“ Er hat das Gefühl, anonymisiert zu haben.
Dann liest man den Export noch einmal. In der Spalte mit den Buchungstexten: „Überw. Gehalt Müller S.“, „Erstattung Reisekosten Huber“, „Vorschuss Unterhalt – Zustimmung GF“, der Name jedes Lieferanten, eine Schecknummer. Die Personenkonten tragen die Namen der Kunden des KMU. Das Gesellschafterverrechnungskonto bezeichnet eine Person und ihr Vermögen. Nichts davon wurde entfernt, und alles ist hinausgegangen.
Weil ein Buchhaltungsexport weit über seinen Kopf hinaus gesprächig ist. Buchungstexte werden von Hand erfasst, oft mit einem Namen; die Personenkonten tragen die Namen der Kunden und Lieferanten; Lohn- und Gesellschafterkonten bezeichnen natürliche Personen. Selbst ganz ohne Namen reichen ein Umsatz, eine Branche und zwei große Kunden, um einen kleinen Betrieb in seiner Stadt zu erkennen.
Eine Spalte zu entfernen heißt bestenfalls pseudonymisieren, nicht anonymisieren: Den Unterschied erklärt unser Ratgeber Anonymisierung oder Pseudonymisierung. Für einen Export gilt eine einfache Faustregel: Was Sie nicht unverändert an einen Kollegen einer anderen Kanzlei schicken würden, schicken Sie auch nicht an eine frei verfügbare KI.
Dasselbe wie über eine Bilanz, nur ausführlicher. In Deutschland unterliegen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer der Verschwiegenheitspflicht, ihre Verletzung ist nach § 203 StGB strafbar; auch in Österreich sind Steuerberater gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. In der Schweiz fallen Revisoren unter Art. 321 StGB, und die Treuhänderin schuldet ihrem Mandanten Diskretion und die Einhaltung des DSG. Hinzu kommen die Personendaten, die ein Hauptbuch zwangsläufig enthält: Löhne, Spesenabrechnungen, manchmal eine Lohnpfändung.
Ein Buchungsexport hat vorgesehene Empfänger, allen voran die Steuerverwaltung. Eine frei verfügbare KI gehört nicht dazu: Sie ist ein Dritter, der aufbewahren kann, was man ihm anvertraut, und mitunter einem ausländischen Recht unterliegt, das seinen Behörden Zugriff gewährt. Auch Ihre Auftragsvereinbarung und die Regeln Ihrer Kanzlei können eigene Vorgaben machen: Prüfen Sie sie.
Nein, und das ist der zweite Fehler, weniger sichtbar als der erste. Ein Sprachmodell liest und formuliert; über Tausende von Zeilen rechnet es nicht zuverlässig. Es kann mit voller Überzeugung eine auf den Cent falsche Aufwandssumme nennen oder eine Differenz „finden“, die es nicht gibt. Summen, Salden und Abstimmungen bleiben Sache Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrer Tabellenkalkulation.
Was die KI gut kann, ist Ihnen beim Aufbau dieser Berechnungen zu helfen: die Tabellenformel schreiben, die Dubletten herausfiltert, die Pivot-Tabelle vorschlagen, die den Aufwand nach Monaten aufschlüsselt, erklären, warum eine Betragsspalte als Text gelesen wird. Sie starten die Berechnung, die KI hilft Ihnen, sie zu entwerfen und das Ergebnis zu lesen.
Die Plausibilitätsprüfungen, die man beim Durchblättern mit einem Blick macht und für die man nie die Zeit hat, sie über die ganze Datei laufen zu lassen. Buchungen ohne oder mit vagem Buchungstext finden, wiederkehrende runde Beträge, Buchungen an einem Sonntag oder am letzten Tag des Geschäftsjahres, einen Lieferanten mit Sollsaldo, ein Zwischenkonto, das nie ausgeglichen wird, zwei Rechnungen desselben Geschäftspartners über denselben Betrag im Abstand weniger Tage. Sie weist hin, Sie klären.
Hier ist ein Auszug aus einem Hauptbuch im CSV-Format (Datum, Journal, Konto, Buchungstext, Soll, Haben), abgeschlossenes Geschäftsjahr, Namen der Geschäftspartner durch Codes ersetzt. Berechne keine Summen. Liste die Buchungen auf, die eine Prüfung verdienen: wahrscheinliche Dubletten, leere oder vage Buchungstexte, wiederkehrende runde Beträge, Buchungen mit Datum an einem Wochenende oder am letzten Tag des Geschäftsjahres, Personenkonten mit ungewöhnlicher Saldorichtung. Gib für jede gemeldete Buchung das genaue Datum, das Konto und den Betrag an und sage in einem Satz, warum du sie meldest.
Die genauen Angaben zu jeder gemeldeten Zeile zu verlangen, ist kein Detail: So finden Sie die Buchung in zehn Sekunden in Ihrer Software wieder und sehen sofort, ob die KI eine Zeile erfunden hat.
Selten. Ein CSV-Export ist eine Textdatei: Er lässt sich wie ein Dokument an eine Nachricht anhängen. Eine Arbeitsmappe aus der Tabellenkalkulation wird dagegen nicht direkt gelesen; speichern Sie sie zuerst als CSV. Bei einer sehr großen Datei hängt die Textmenge, die der Assistent berücksichtigen kann, von Ihrem Tarif ab: Darüber hinaus sieht er nur einen Teil des Exports, und seine Schlüsse gelten nur für diesen Teil.
Besser ist es also, aufzuteilen. Ein Journal statt aller, ein Quartal statt des ganzen Geschäftsjahres, eine Kontenklasse nach der anderen. Und für Gesamtfragen genügt oft die Saldenliste, wo man sonst das Hauptbuch geschickt hätte: weniger Zeilen, weniger Buchungstexte, weniger Namen.
In IA Confidential werden Ihre Fragen standardmäßig von vertraulichen Modellen verarbeitet: offenen Modellen auf Servern in der Schweiz und in Europa, die nichts von Ihren Unterhaltungen speichern. Bleiben Sie für einen Export dabei: Die Datei hat keinen Grund, anderswohin zu gehen, und für Plausibilitätsprüfungen reichen diese Modelle aus.
Wählen Sie ein anonymisiertes Modell, greift der Vertraulichkeitsfilter vor jedem Versand. Er erkennt die sensiblen Angaben und schlägt Ihnen vor, mit einem vertraulichen Modell zu antworten, ohne die Nachricht zu verändern, eine anonymisierte Fassung zu senden, die Sie gegenlesen, oder die Nachricht so zu senden, wie sie ist, wenn Sie das bewusst so wollen. Bei einem Anhang werden nur pseudonymisierte Auszüge übermittelt; gilt das Dokument als zu identifizierend, weist der Assistent Sie darauf hin und schlägt vor, es von einem vertraulichen Modell verarbeiten zu lassen oder nur die Frage zu senden. Legen Sie im Fenster „Datenschutz“ fest, was immer maskiert werden soll: die Namen Ihrer Mandanten und ihrer wichtigsten Geschäftspartner.
Alles, was zur gestellten Frage nichts beiträgt. Für eine Dublettenprüfung genügen die Buchungstexte und die Belegnummern; die Namen der Mitarbeitenden, die Bankverbindungen und freie Kommentare nützen nichts. Die Personenkonten durch neutrale Codes (DEB-01, KRED-07) zu ersetzen, dauert in einer Tabellenkalkulation zwei Minuten, und der Export bleibt verwertbar. Auch bei einem vertraulichen Modell bleibt weniger zu senden die beste Gewohnheit.
Mit einem Bereich pro Mandant oder pro Auftrag. Beschreiben Sie in den Anweisungen des Bereichs einmal Ihren Rahmen: den verwendeten Kontenrahmen, die Währung, das Trennzeichen der CSV-Datei, den Abschlussstichtag und die Regel „Berechne keine Summen, weise hin“. Diese Anweisungen haben Vorrang vor Ihren allgemeinen Einstellungen, und jede Unterhaltung des Mandats übernimmt sie, ohne dass Sie sie abschreiben müssen.
Am Computer können Sie mit Chrome, Edge oder Opera dem Bereich außerdem den Ordner hinzufügen, in dem Sie die Exporte dieses Mandanten ablegen. Aktivieren Sie die Option „Vertrauliche Modelle“: Der Ordner wird dann nie an ein anonymisiertes Modell gesendet. Ohne sie würden die relevanten Passagen unverändert hinausgehen, wenn Sie ein anonymisiertes Modell wählen. Der Assistent sucht anschließend selbstständig die relevanten Passagen im Ordner; der Index bleibt auf Ihrem Computer.
Ja, und oft spart sie gerade hier am meisten Zeit. Sind Ihre Prüfungen erledigt, macht sie aus einer Liste fraglicher Buchungen ein klares Schreiben, das der Geschäftsführer versteht, ohne Buchhalter zu sein. Der Assistent verfasst es als Dokument: Sie bearbeiten es, drucken es als PDF oder exportieren es als Word oder OpenDocument, mit neu gestaltetem Layout, das Sie in die Vorlage Ihrer Kanzlei übernehmen.
Verfasse auf Grundlage der oben gemeldeten Buchungen und meiner Anmerkungen eine Belegnachforderung an den Geschäftsführer: ein einleitender Satz ohne Vorwurf, dann eine Tabelle (Datum, Betrag, was wir nicht nachvollziehen können, erwarteter Beleg), absteigend nach Betrag sortiert. Schließe mit dem Datum, bis zu dem wir die Antworten brauchen, um den Abschluss fristgerecht zu erstellen. Freundlicher Ton, kein Fachbegriff ohne Erklärung.
Das wird häufig vorkommen, und es ist normal: Sie kennt weder das Geschäft des Mandanten noch seine Buchungsgewohnheiten noch die Vereinbarung mit dem Lieferanten. Umgekehrt wird sie Fehler übersehen, die ein geübtes Auge bemerkt hätte. Behandeln Sie ihre Liste wie die eines aufmerksamen Praktikanten: ein Hinweis, dem Sie nachgehen, nie eine Schlussfolgerung. Was an den Mandanten geht und was in den Büchern steht, bleibt in Ihrer Verantwortung.
Mit einem vertraulichen Modell werden der Export, Ihre Fragen und die Antworten auf Servern in der Schweiz und in Europa verarbeitet, und bei uns wird nichts aufbewahrt. Anhänge werden in Ihrem Browser gelesen, auf unseren Servern wird keine Datei gespeichert, und der Verlauf Ihrer Unterhaltungen bleibt in Ihrem Browser.
Mit einem anonymisierten Modell hängt das, was hinausgeht, von Ihrer Entscheidung nach dem Vertraulichkeitsfilter ab: anonymisierte Fassung, pseudonymisierte Auszüge oder die Nachricht unverändert, wenn Sie das so wählen. Ein Ordner, der mit der Option „Vertrauliche Modelle“ hinzugefügt wurde, geht nie an ein anonymisiertes Modell.
Auf einem gemeinsam genutzten Rechner der Kanzlei kann jeder den Verlauf lesen, der dieselbe Browsersitzung verwendet: Arbeiten Sie in einer persönlichen Sitzung und schließen Sie sie, wenn Sie gehen. Und der ursprüngliche Export bleibt dort, wo Sie ihn abgelegt haben: Nach der Prüfung hat er im Chat nichts mehr verloren.
Für die Besprechung mit dem Mandanten übernimmt unser Ratgeber, um eine Bilanz verständlich zu erklären. Bevor Sie die nächste Datei anhängen, lesen Sie noch einmal, welche Daten Sie nie in eine KI kopieren sollten.
Um es an einem erfundenen Auszug von einigen Dutzend Zeilen auszuprobieren: Öffnen Sie den Chat.
