On retire le nom du client, on colle le grand livre, on demande les anomalies. Sauf que les libellés parlent. Les réponses aux questions que se pose un cabinet avant de confier un export comptable à l'IA.
La scène est banale dans un cabinet en période de clôture. Un collaborateur exporte le grand livre d'une PME, supprime la colonne qui porte la raison sociale, et colle les quatre mille lignes dans une IA grand public avec une seule consigne : « trouve les anomalies ». Il a le sentiment d'avoir anonymisé.
Puis on relit l'export. Dans la colonne des libellés : « Vir. salaire Martin S. », « Remb. note de frais Dupont », « Avance sur pension — accord du gérant », le nom de chaque fournisseur, une référence de chèque. Les comptes de tiers portent le nom des clients de la PME. Le compte courant d'associé désigne une personne et son patrimoine. Rien de tout cela n'a été retiré, et tout est parti.
Parce qu'un export comptable est bavard bien au-delà de son en-tête. Les libellés d'écriture sont saisis à la main, souvent avec un nom propre ; les comptes auxiliaires portent celui des clients et des fournisseurs ; les comptes de personnel et d'associés désignent des personnes physiques. Même sans aucun nom, un chiffre d'affaires, un secteur et deux gros clients suffisent à reconnaître une petite entreprise dans sa ville.
Retirer une colonne, c'est au mieux pseudonymiser, pas anonymiser : notre guide anonymisation ou pseudonymisation détaille la différence. Pour un export, la règle pratique est simple : si vous ne l'enverriez pas tel quel à un confrère d'un autre cabinet, ne l'envoyez pas à une IA grand public.
La même chose que d'un bilan, en plus détaillé. En France, l'expert-comptable est tenu au secret professionnel, dont la violation est punie par le Code pénal ; en Suisse, le réviseur y est soumis lui aussi, et la fiduciaire doit à son client discrétion et respect de la protection des données. S'y ajoutent les données personnelles qu'un grand livre contient forcément : salaires, notes de frais, parfois une saisie sur rémunération.
Le fichier des écritures comptables a des destinataires prévus, l'administration fiscale en tête. Une IA grand public n'en fait pas partie : c'est un tiers, qui peut conserver ce qu'on lui confie et relever d'un droit étranger qui ouvre l'accès à ses autorités. Votre lettre de mission et la politique de votre cabinet peuvent aussi poser leurs propres règles : vérifiez-les.
Non, et c'est la seconde erreur, moins visible que la première. Un modèle de langage lit et rédige ; il ne calcule pas de façon fiable sur des milliers de lignes. Il peut annoncer un total de charges faux au centime près, avec aplomb, ou « trouver » un écart qui n'existe pas. Les totaux, les soldes et les rapprochements restent l'affaire de votre logiciel comptable ou de votre tableur.
Ce que l'IA fait bien, c'est vous aider à construire ces calculs : écrire la formule de tableur qui isole les doublons, proposer le tableau croisé qui ventile les charges par mois, expliquer pourquoi une colonne de montants est lue comme du texte. Vous lancez le calcul, elle vous aide à le concevoir et à en lire le résultat.
Les contrôles de vraisemblance, ceux qu'on fait d'un œil en feuilletant et qu'on n'a jamais le temps de faire sur tout le fichier. Repérer les écritures sans libellé ou au libellé vague, les montants ronds répétés, les écritures passées un dimanche ou le dernier jour de l'exercice, un fournisseur au solde débiteur, un compte d'attente qui ne se vide jamais, deux factures du même tiers au même montant à quelques jours d'écart. Elle signale, vous instruisez.
Voici un extrait de grand livre au format CSV (date, journal, compte, libellé, débit, crédit), exercice clos, noms de tiers remplacés par des codes. Ne calcule aucun total. Liste les écritures qui méritent une vérification : doublons probables, libellés vides ou vagues, montants ronds répétés, écritures datées d'un week-end ou du dernier jour de l'exercice, comptes de tiers au solde de sens inhabituel. Pour chaque écriture signalée, reprends sa date, son compte et son montant exacts, et dis en une phrase pourquoi tu la signales.
Demander les références exactes de chaque ligne signalée n'est pas un détail : c'est ce qui vous permet de retrouver l'écriture dans votre logiciel en dix secondes, et de voir tout de suite si l'IA a inventé une ligne.
Rarement. Un export au format CSV est un fichier texte : il se joint à un message comme un document. Un classeur de tableur, lui, n'est pas lu tel quel ; enregistrez-le d'abord en CSV. Sur un très gros fichier, la quantité de texte que l'assistant peut prendre en compte dépend de votre formule : au-delà, il ne verra qu'une partie de l'export, et ses conclusions vaudront pour cette partie seulement.
Mieux vaut donc découper. Un journal plutôt que tous, un trimestre plutôt que l'exercice, une classe de comptes à la fois. Et pour les questions d'ensemble, la balance suffit souvent là où l'on aurait envoyé le grand livre : moins de lignes, moins de libellés, moins de noms.
Dans IA Confidential, vos questions sont traitées par défaut par des modèles confidentiels : des modèles ouverts installés sur des serveurs en Suisse et en Europe, qui ne conservent rien de vos échanges. Pour un export, restez-y : le fichier n'a aucune raison d'aller ailleurs, et ces modèles suffisent à des contrôles de vraisemblance.
Si vous choisissez un modèle anonymisé, le filtre confidentialité intervient avant tout envoi. Il détecte les données sensibles et vous propose de répondre avec un modèle confidentiel, message intact, d'envoyer une version anonymisée que vous relisez, ou d'envoyer tel quel si vous l'assumez. Pour une pièce jointe, seuls des extraits pseudonymisés partent ; si le document est jugé trop identifiant, l'assistant vous le signale et propose de le faire traiter par un modèle confidentiel, ou de n'envoyer que la question. Dans le panneau Confidentialité, indiquez ce qui doit toujours être masqué : les noms de vos clients, ceux de leurs principaux tiers.
Ce qui n'apporte rien à la question posée. Pour un contrôle de doublons, les libellés détaillés et les numéros de pièce suffisent ; les noms des salariés, les coordonnées bancaires et les commentaires libres ne servent à rien. Remplacer les comptes auxiliaires par des codes neutres (CLI-01, FRN-07) prend deux minutes dans un tableur et garde l'export exploitable. Même sur un modèle confidentiel, envoyer moins reste la meilleure habitude.
Avec un espace par client ou par mission. Dans les consignes de l'espace, décrivez une fois votre cadre : le plan comptable utilisé, la devise, le séparateur du CSV, la date de clôture, et la règle « ne calcule aucun total, signale ». Ces consignes priment sur vos préférences générales, et chaque discussion du dossier les reprend sans que vous ayez à les recopier.
Sur ordinateur, avec Chrome, Edge ou Opera, vous pouvez aussi ajouter à l'espace le dossier où vous rangez les exports de ce client. Cochez l'option « Modèles confidentiels » : le dossier n'est alors jamais envoyé à un modèle anonymisé. Sans elle, les passages utiles partiraient tels quels si vous choisissiez un modèle anonymisé. L'assistant recherche ensuite de lui-même les passages utiles dans le dossier ; l'index reste sur votre ordinateur.
Oui, et c'est souvent là qu'elle fait gagner le plus de temps. Une fois vos contrôles faits, elle transforme une liste d'écritures douteuses en courrier clair, que le dirigeant comprend sans être comptable. L'assistant l'écrit comme un document : vous le modifiez, l'imprimez en PDF ou l'exportez en Word ou OpenDocument, avec une mise en page refaite à reprendre dans votre modèle de cabinet.
À partir des écritures signalées ci-dessus et de mes annotations, rédige une demande de justificatifs pour le dirigeant : une phrase d'introduction sans reproche, puis un tableau (date, montant, ce que nous ne comprenons pas, pièce attendue), classé par montant décroissant. Termine par la date à laquelle nous avons besoin des réponses pour tenir la clôture. Ton cordial, aucun terme technique sans explication.
Ce sera fréquent, et c'est normal : elle ne connaît ni l'activité du client, ni ses habitudes de saisie, ni l'accord passé avec le fournisseur. À l'inverse, elle laissera passer des erreurs qu'un œil exercé aurait vues. Traitez sa liste comme celle d'un stagiaire attentif : une piste à instruire, jamais une conclusion. Ce qui part chez le client et ce qui figure dans les comptes reste sous votre responsabilité.
Avec un modèle confidentiel, l'export, vos questions et les réponses sont traités sur des serveurs en Suisse et en Europe, et rien n'est conservé de notre côté. Les pièces jointes sont lues dans votre navigateur, aucun fichier n'est gardé sur nos serveurs, et l'historique de vos discussions reste dans votre navigateur.
Avec un modèle anonymisé, ce qui part dépend de votre décision, après le passage du filtre : version anonymisée, extraits pseudonymisés, ou message tel quel si vous le choisissez. Un dossier ajouté avec l'option « Modèles confidentiels » ne part jamais vers un modèle anonymisé.
Sur un poste partagé du cabinet, l'historique est lisible par quiconque utilise la même session du navigateur : gardez une session personnelle et fermez-la en partant. Et l'export d'origine reste là où vous l'avez rangé : il n'a pas à vivre dans le chat une fois le contrôle fait.
Pour la restitution, notre guide pour expliquer un bilan à un client prend le relais. Avant de joindre un prochain fichier, relisez la liste des données à ne jamais coller dans une IA.
Pour essayer sur un extrait fictif de quelques dizaines de lignes : ouvrez le chat.
