Si toglie il nome del cliente, si incolla il libro mastro, si chiedono le anomalie. Solo che le descrizioni parlano. Le risposte alle domande che uno studio si pone prima di affidare un export contabile all'IA.
In uno studio, durante la chiusura dei conti, la scena è comune. Un collaboratore esporta il libro mastro di una PMI, cancella la colonna con la ragione sociale e incolla le quattromila righe in un'IA di largo consumo con un'unica istruzione: «trova le anomalie». Ha l'impressione di aver anonimizzato.
Poi si rilegge l'export. Nella colonna delle descrizioni: «Bonifico stipendio Rossi M.», «Rimborso nota spese Bianchi», «Anticipo su assegno di mantenimento — accordo dell'amministratore», il nome di ogni fornitore, il numero di un assegno. I conti dei clienti e dei fornitori portano i nomi dei clienti della PMI. Il conto corrente del socio indica una persona e il suo patrimonio. Niente di tutto questo è stato tolto, e tutto è partito.
Perché un export contabile dice molto più della sua intestazione. Le descrizioni delle registrazioni sono scritte a mano, spesso con un nome proprio; i sottoconti portano quello dei clienti e dei fornitori; i conti del personale e dei soci indicano persone fisiche. Anche senza alcun nome, un fatturato, un settore e due grossi clienti bastano a riconoscere una piccola impresa nella sua città.
Togliere una colonna significa, nel migliore dei casi, pseudonimizzare, non anonimizzare: la nostra guida anonimizzazione o pseudonimizzazione spiega la differenza. Per un export la regola pratica è semplice: se non lo mandereste così com'è a un collega di un altro studio, non mandatelo a un'IA di largo consumo.
La stessa cosa che di un bilancio, in modo più dettagliato. In Italia il commercialista è tenuto al segreto professionale, la cui rivelazione è punita dal codice penale (art. 622 c.p.); in Svizzera il revisore vi è soggetto allo stesso modo, e la fiduciaria deve al cliente discrezione e rispetto della protezione dei dati. A ciò si aggiungono i dati personali che un libro mastro contiene per forza: stipendi, note spese, talvolta un pignoramento dello stipendio.
Le scritture contabili hanno destinatari previsti, l'amministrazione fiscale in primo luogo. Un'IA di largo consumo non è tra questi: è un terzo, che può conservare ciò che le si affida ed essere soggetto a un diritto straniero che ne apre l'accesso alle proprie autorità. Anche il vostro mandato professionale e la politica del vostro studio possono fissare regole proprie: verificatele.
No, ed è il secondo errore, meno visibile del primo. Un modello linguistico legge e scrive; non calcola in modo affidabile su migliaia di righe. Può annunciare con sicurezza un totale dei costi sbagliato al centesimo, o «trovare» una differenza che non esiste. Totali, saldi e riconciliazioni restano compito del vostro software di contabilità o del vostro foglio di calcolo.
Ciò che l'IA fa bene è aiutarvi a costruire questi calcoli: scrivere la formula del foglio di calcolo che isola i doppioni, proporre la tabella pivot che ripartisce i costi per mese, spiegare perché una colonna di importi viene letta come testo. Il calcolo lo lanciate voi; lei vi aiuta a progettarlo e a leggerne il risultato.
I controlli di verosimiglianza, quelli che si fanno a colpo d'occhio sfogliando e che non si ha mai il tempo di fare su tutto il file. Individuare le registrazioni senza descrizione o con una descrizione vaga, gli importi tondi ripetuti, le registrazioni fatte di domenica o l'ultimo giorno dell'esercizio, un fornitore con saldo dare, un conto transitorio che non si svuota mai, due fatture dello stesso soggetto per lo stesso importo a pochi giorni di distanza. Lei segnala, voi approfondite.
Ecco un estratto di libro mastro in formato CSV (data, registro, conto, descrizione, dare, avere), esercizio chiuso, nomi dei clienti e fornitori sostituiti da codici. Non calcolare alcun totale. Elenca le registrazioni che meritano una verifica: probabili doppioni, descrizioni vuote o vaghe, importi tondi ripetuti, registrazioni datate in un fine settimana o l'ultimo giorno dell'esercizio, conti di clienti o fornitori con un saldo di segno insolito. Per ogni registrazione segnalata, riporta la data, il conto e l'importo esatti, e spiega in una frase perché la segnali.
Chiedere i riferimenti esatti di ogni riga segnalata non è un dettaglio: è ciò che vi permette di ritrovare la registrazione nel vostro software in dieci secondi, e di vedere subito se l'IA si è inventata una riga.
Raramente. Un export in formato CSV è un file di testo: si allega a un messaggio come un documento. Una cartella di lavoro di un foglio di calcolo, invece, non viene letta così com'è; salvatela prima in CSV. Su un file molto grande, la quantità di testo che l'assistente può prendere in considerazione dipende dal vostro piano: oltre quel limite vedrà solo una parte dell'export, e le sue conclusioni varranno solo per quella parte.
Meglio quindi suddividere. Un registro invece di tutti, un trimestre invece dell'esercizio, una classe di conti alla volta. E per le domande d'insieme spesso basta il bilancio di verifica dove si sarebbe mandato il libro mastro: meno righe, meno descrizioni, meno nomi.
In IA Confidential le domande sono elaborate di base da modelli confidenziali: modelli aperti installati su server in Svizzera e in Europa, che non conservano nulla delle vostre conversazioni. Per un export restate su questi: il file non ha alcun motivo di andare altrove, e questi modelli bastano per controlli di verosimiglianza.
Se scegliete un modello anonimizzato, il Filtro di riservatezza interviene prima di qualsiasi invio. Rileva i dati sensibili e vi propone di rispondere con un modello confidenziale, messaggio intatto, di inviare una versione anonimizzata che rileggete, oppure di inviare il messaggio così com'è se ve ne assumete la responsabilità. Per un allegato partono solo estratti pseudonimizzati; se il documento è giudicato troppo identificante, l'assistente ve lo segnala e propone di farlo elaborare da un modello confidenziale, oppure di inviare solo la domanda. Nel pannello Riservatezza indicate ciò che deve essere sempre mascherato: i nomi dei vostri clienti e quelli dei loro principali clienti e fornitori.
Ciò che non serve alla domanda posta. Per un controllo dei doppioni bastano le descrizioni dettagliate e i numeri di documento; i nomi dei dipendenti, le coordinate bancarie e i commenti liberi non servono a nulla. Sostituire i sottoconti con codici neutri (CLI-01, FOR-07) richiede due minuti in un foglio di calcolo e lascia l'export utilizzabile. Anche con un modello confidenziale, inviare meno resta la migliore abitudine.
Con uno spazio per cliente o per incarico. Nelle istruzioni dello spazio descrivete una volta sola il vostro quadro: il piano dei conti usato, la valuta, il separatore del CSV, la data di chiusura e la regola «non calcolare alcun totale, segnala». Queste istruzioni prevalgono sulle vostre preferenze generali, e ogni conversazione della pratica le riprende senza che dobbiate ricopiarle.
Sul computer, con Chrome, Edge o Opera, potete anche aggiungere allo spazio la cartella in cui tenete gli export di questo cliente. Spuntate l'opzione «Modelli confidenziali»: la cartella non viene allora mai inviata a un modello anonimizzato. Senza questa opzione, se sceglieste un modello anonimizzato, i passaggi utili partirebbero così come sono. L'assistente cerca poi da sé i passaggi utili nella cartella; l'indice resta sul vostro computer.
Sì, ed è spesso lì che fa risparmiare più tempo. Una volta fatti i vostri controlli, trasforma un elenco di registrazioni dubbie in una lettera chiara, che l'imprenditore capisce senza essere un contabile. L'assistente la scrive come un documento: la modificate, la stampate in PDF o la esportate in Word o OpenDocument, con un'impaginazione rifatta da riprendere nel modello del vostro studio.
A partire dalle registrazioni segnalate qui sopra e dalle mie annotazioni, scrivi una richiesta di documenti giustificativi per l'imprenditore: una frase introduttiva senza tono di rimprovero, poi una tabella (data, importo, che cosa non ci è chiaro, documento atteso), ordinata per importo decrescente. Concludi con la data entro cui ci servono le risposte per rispettare la chiusura. Tono cordiale, nessun termine tecnico senza spiegazione.
Succederà spesso, ed è normale: non conosce né l'attività del cliente, né le sue abitudini di registrazione, né l'accordo preso con il fornitore. Al contrario, lascerà passare errori che un occhio esperto avrebbe visto. Trattate il suo elenco come quello di un tirocinante attento: una pista da approfondire, mai una conclusione. Ciò che parte verso il cliente e ciò che compare nei conti resta sotto la vostra responsabilità.
Con un modello confidenziale, l'export, le vostre domande e le risposte sono elaborati su server in Svizzera e in Europa, e nulla viene conservato da parte nostra. Gli allegati sono letti nel vostro browser, nessun file viene tenuto sui nostri server, e la cronologia delle conversazioni resta nel vostro browser.
Con un modello anonimizzato, ciò che parte dipende dalla vostra decisione, dopo il passaggio del filtro: versione anonimizzata, estratti pseudonimizzati, oppure il messaggio così com'è se lo scegliete. Una cartella aggiunta con l'opzione «Modelli confidenziali» non viene mai inviata a un modello anonimizzato.
Su un computer condiviso dello studio, la cronologia è leggibile da chiunque usi la stessa sessione del browser: tenete una sessione personale e chiudetela quando uscite. E l'export originale resta dove l'avete archiviato: non ha bisogno di vivere nella chat una volta fatto il controllo.
Per la restituzione al cliente, la nostra guida per spiegare un bilancio al cliente prende il testimone. Prima di allegare il prossimo file, rileggete l'elenco dei dati da non incollare mai in un'IA.
Per provare su un estratto fittizio di qualche decina di righe: aprite la chat.
