Rispondere a un cittadino, semplificare una lettera, riassumere un testo normativo: l'IA può fare molto per chi lavora nella pubblica amministrazione, a patto di non affidarle nulla che identifichi la persona.
In un comune, in un servizio sociale, in un ente previdenziale o in un'amministrazione, buona parte della giornata passa per la scrittura: rispondere a un cittadino che non capisce una decisione, redigere una nota per un assessore, riassumere un nuovo testo normativo, trasformare una lettera standard illeggibile in un testo che tutti capiscono. Su questi compiti l'IA può far risparmiare moltissimo tempo.
Chi lavora nella pubblica amministrazione, però, maneggia dati che non gli appartengono: quelli dei cittadini. E molte amministrazioni hanno già ricordato ai propri dipendenti di non affidarli a strumenti di largo consumo. Ecco come sfruttare l'IA restando nelle regole.
Il dipendente pubblico è tenuto al segreto d'ufficio e a un dovere di riservatezza. In Svizzera il segreto d'ufficio è tutelato dall'art. 320 CP; in Italia la rivelazione di segreti d'ufficio è punita dall'art. 326 del codice penale, e i doveri di riservatezza sono ribaditi dalle norme sul pubblico impiego. In entrambi i Paesi i dati personali dei cittadini rientrano nella protezione dei dati: il GDPR da un lato, la LPD o la legge cantonale sulla protezione dei dati dall'altro.
A queste si aggiungono le regole della vostra amministrazione: regolamento informatico, circolari interne, elenco degli strumenti autorizzati. Sono loro a prevalere. Se il vostro datore di lavoro vieta qualsiasi strumento di IA, l'unica strada corretta è segnalare l'esigenza, non aggirare la regola.
Il linguaggio chiaro. Trasformare una lettera amministrativa densa in un testo leggibile da tutti, senza perdere la precisione giuridica: è uno degli usi più utili, e non richiede alcun dato personale.
La risposta a un cittadino. A partire dalla situazione descritta in forma anonima, l'IA propone una risposta strutturata, cortese e comprensibile, che completate con gli elementi della pratica.
La sintesi dei testi. Un decreto, una circolare, un rapporto di cinquanta pagine: l'IA ne estrae i punti che riguardano il vostro servizio.
Le note interne. Preparare una nota per un assessore o per la direzione a partire dai vostri elementi, con una struttura chiara: contesto, questioni in gioco, opzioni, raccomandazione.
1. Descrivete la situazione, non la persona. «Un cittadino contesta l'importo di un contributo per l'alloggio ricalcolato dopo un cambiamento della sua situazione» basta per ottenere una buona risposta. Nome, indirizzo, codice fiscale o numero di assicurato restano nel vostro gestionale; li aggiungete alla lettera finale.
2. Fissate le vostre regole di mascheramento. Nel pannello Riservatezza di IA Confidential potete indicare ciò che deve essere sempre mascherato: numeri di pratica dei cittadini, nomi di misure locali, riferimenti dei fascicoli. È una sicurezza in più, che si aggiunge alla vostra attenzione.
3. Restate su un modello confidenziale. Per impostazione predefinita, le vostre domande sono elaborate da modelli aperti installati su server in Svizzera, fuori dalla portata del CLOUD Act, che non trasmettono nulla a terzi. Per una lettera o una sintesi bastano. Se scegliete un modello esterno, il Filtro di riservatezza controlla prima il messaggio: se trova un dato sensibile, vi propone di rispondere con un modello confidenziale, con il messaggio intatto, oppure di inviare una versione anonimizzata che rileggete.
4. Verificate i testi in vigore. Per una domanda normativa, l'assistente può avviare una ricerca web anonima: la ricerca parte senza identificarvi, e i risultati sono datati e corredati di fonti. Controllate sempre la versione in vigore sul sito ufficiale prima di farla valere nei confronti di un cittadino.
5. Rileggete e firmate. L'IA scrive, il dipendente risponde. Un errore in una lettera amministrativa impegna il servizio: ogni importo, ogni termine, ogni riferimento va verificato.
Con un modello confidenziale, le vostre domande e le risposte sono elaborate su server situati in Svizzera, e da parte nostra non viene conservato nulla: la cronologia resta nel vostro browser. Non potremmo produrla nemmeno se ci venisse richiesta, perché non la abbiamo.
Con un modello esterno, nulla parte senza passare dal filtro, e siete voi a scegliere che cosa parte.
Su un computer condiviso, la cronologia è leggibile da chiunque usi la stessa sessione del browser: usate una sessione personale e chiudetela quando ve ne andate. E se applicate il primo passo, ciò che circola non permette comunque di identificare il cittadino.
Riscrivi questa lettera in linguaggio chiaro per un cittadino che non ha dimestichezza con le pratiche amministrative. Mantieni tutte le informazioni giuridiche (termini, mezzi di ricorso, documenti da presentare), ma usa frasi brevi, un'idea per frase e un elenco per i documenti. Concludi con una frase che indichi chi contattare in caso di domande.
Poi incollate la lettera standard, senza i dati del cittadino.
Per le buone abitudini comuni a tutte le professioni, leggete la nostra guida per usare l'IA sul lavoro senza rischi. Anche le professioni legali hanno il loro metodo: vedete la guida per gli avvocati.
Per provare su una lettera standard: aprite la chat.
