Neun Jahresgespräche in zwei Wochen, eines davon gefürchtet. Eine Teamleiterin bereitet sie mit KI vor, von der Bilanz bis zum Protokoll, ohne dass sich ihre Mitarbeitenden daraus erkennen lassen.
Donnerstag, 18.15 Uhr. Das letzte Telefonat des Tages im Kundenservice ist gerade zu Ende, und Sophie öffnet den Kalender für die Runde der Jahresgespräche: neun Termine in zwei Wochen, mit den neun Kundenberatern ihres Teams. Acht werden gut laufen. Das neunte macht ihr Sorgen. Dieser Berater, seit acht Jahren dabei, wird sie erneut um die Stelle als Teamleiter bitten. Sie wird ihm absagen müssen und ihn außerdem auf die Qualität seiner Telefonate ansprechen, die seit dem Frühjahr nachgelassen hat.
Auf ihrem Schreibtisch liegt ein Notizbuch, übers Jahr gefüllt. Die Versuchung ist bekannt: alles in eine frei verfügbare KI kopieren und schreiben „Hilf mir, dieses Gespräch vorzubereiten“. Mit dem Namen des Mitarbeiters, seinen Ergebnissen und dem im April hingekritzelten Vermerk über eine dreiwöchige Krankschreibung.
So bereitet Sophie, eine erfundene Teamleiterin, ihre Gesprächsrunde anders vor, mit den Anfragen, die sie tatsächlich stellt.
Ein Beurteilungsgespräch erzeugt ein Urteil über die Arbeit eines Menschen, das sich auf seinen Lohn und seine Entwicklung auswirkt: personenbezogene Daten, die zu den sensibelsten im Berufsleben gehören.
In der Schweiz beschränkt Art. 328b OR die Daten, die der Arbeitgeber über Arbeitnehmende bearbeitet, auf das, was ihre Eignung für die Stelle oder die Durchführung des Arbeitsvertrags betrifft; das DSG kommt hinzu. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO, und in Deutschland bestimmt der Betriebsrat bei allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen mit. Überall gilt derselbe Grundsatz: nur das Nötige bearbeiten, und wissen, dass die Mitarbeitenden Auskunft darüber verlangen können, was über sie geschrieben wurde.
Eine Regel zieht sich durch alles: Gesundheitszustand, Familienleben, Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit haben in einer Beurteilung nichts zu suchen. Eine krankheitsbedingte Abwesenheit ist kein Mangel an Engagement. Steht die Information in Ihren Notizen, gehört sie nirgendwohin weiter, weder ins Protokoll noch in eine KI.
Schließlich gehen die Regeln Ihres Unternehmens vor: Ist KI dort untersagt, sprechen Sie darüber, statt das Verbot zu umgehen.
Sophie legt in IA Confidential einen Bereich an, den sie „Jahresgespräche“ nennt. Im Reiter Assistent des Bereichs schreibt sie Anweisungen, die für alle Unterhaltungen gelten, die sie dort eröffnet, noch vor ihren allgemeinen Einstellungen:
Im Bereich Datenschutz ergänzt sie ihre Anonymisierungsregeln: die Vornamen des Teams immer maskieren, ebenso den Namen des Auftraggebers, für den der Kundenservice arbeitet, und den ihres Unternehmens. Das sind die Wörter, die selbst für sich allein genügen würden, um jemanden zu erkennen.
Zuletzt prüft sie die Modelle: Standardmäßig werden ihre Anfragen von offenen Modellen auf Servern in der Schweiz verarbeitet, die nichts an Dritte weitergeben. Für diese Arbeit braucht sie nichts anderes.
Für jeden der neun Berater liest Sophie ihre Notizen noch einmal und sortiert zuerst von Hand. Aus Vornamen werden Buchstaben. Der Berater, der ihr Sorgen macht, wird zu „D“. Der Vermerk über die Krankschreibung wird gestrichen: Er hat in einer Bilanz nichts verloren und in einer KI erst recht nicht. Die Qualitätskennzahlen bleiben, ohne den Namen des internen Tools, das sie liefert.
Dann eröffnet sie eine Unterhaltung pro Person und fügt ihre bereinigten Notizen ein. Diese Anfrage verwendet sie neunmal, und sie ist das erste Beispiel zum Übernehmen:
Hier sind meine Notizen aus dem Jahr zu einem Berater, bezeichnet mit dem Buchstaben D, und seine drei Ziele vom letzten Jahr. Sag für jedes Ziel, was die Notizen zeigen, mit dem Datum oder der Tatsache, die es belegt, und schreib „nichts in den Notizen“, wenn es nichts gibt. Trenne die Fakten von meinen Eindrücken und kennzeichne diese als solche. Erfinde keine Tatsachen, vergib keine Gesamtnote und zieh keine Schlüsse über die Person.
Die Bilanz zu D kommt als Tabelle zurück. Sie erinnert Sophie an etwas, das sie vergessen hatte: Im Februar hat D zwei Neue allein eingearbeitet. Sie weist auch darauf hin, dass „wirkt weniger engagiert“ ein Eindruck ist, keine Tatsache. Sophie streicht ihn. Sie prüft jede Zeile anhand ihres Notizbuchs: Bei einem anderen Berater hatte der Assistent einen Vorfall aus dem Mai in den März verlegt.
Die Bilanz sagt nicht, wie man jemandem eine Absage erteilt, der seit zwei Jahren auf diese Beförderung wartet. Weiterhin im Bereich eröffnet Sophie eine neue Unterhaltung. Hier das zweite Beispiel zum Übernehmen:
Ich bereite ein Jahresgespräch mit einem erfahrenen Berater vor, der auf eine Stelle als Teamleiter wartet. Ich werde ihm sagen, dass es dieses Jahr nicht klappt, aus zwei sachlichen Gründen: Die Qualität seiner Telefonate hat seit dem Frühjahr nachgelassen, und er hat noch keine Teamsitzung geleitet. Er hat auch echte Stärken, vor allem bei der Einarbeitung neuer Kollegen. Schlag mir einen Ablauf für dreißig Minuten vor: wie ich einsteige, wann ich die Entscheidung mitteile, wie ich die beiden Gründe ohne Urteil über die Person darlege und wie ich mit einem konkreten Plan für das Jahr abschließe. Ergänze die drei wahrscheinlichsten Reaktionen und zu jeder eine mögliche Antwort. Schlag mir kein Versprechen vor, das ich nicht halten könnte.
Vor allem behält sie einen Rat, dem sie aus dem Bauch heraus nicht gefolgt wäre: die Entscheidung in den ersten fünf Minuten mitteilen, statt nach einer Reihe von Komplimenten, die D als Vorspiel verstehen würde. Eine vorgeschlagene Antwort verspricht „eine erneute Prüfung in sechs Monaten“: Sophie streicht sie, diese Befugnis hat sie nicht. Den Einstieg schreibt sie in eigenen Worten neu und notiert auf einer Karteikarte die beiden datierten Fakten, die sie nennen wird.
Sophie weiß, dass sie dazu neigt, sich zu sehr zu rechtfertigen, wenn man ihr widerspricht. Also bittet sie den Assistenten, den Mitarbeiter zu spielen.
Spiel die Rolle des Beraters, enttäuscht und etwas in der Defensive. Ich beginne das Gespräch, du reagierst, wie er reagieren könnte, ohne zu übertreiben. Hör nach zehn Wortwechseln auf und sag mir, wo ich unklar war, wo ich mich zu sehr gerechtfertigt habe und wo ich die Entscheidung verhandelbar wirken ließ.
Die Rückmeldung ist unverblümt: Zweimal hat sie ein weiteres Argument angeführt, statt den Einwand aufzugreifen. Sie beginnt von vorn, kürzer.
Aus Neugier wählt sie danach ein externes Modell für eine zweite Lektüre. Vor jedem Versand erkennt der Vertraulichkeitsfilter eine sensible Angabe, die im Text geblieben ist, und schlägt drei Wege vor: mit einem vertraulichen Modell antworten, die Nachricht unverändert; eine anonymisierte Version senden, die sie durchlesen und korrigieren kann; oder sie unverändert senden. Die Standardwahl bleibt die vertrauliche KI. Sophie behält sie.
Das Gespräch hat um 14 Uhr stattgefunden. D war enttäuscht, hat es gesagt und dann selbst angeboten, im Januar die wöchentliche Teamsitzung zu leiten. Sophie hat von Hand mitgeschrieben, seine eigenen Worte in Anführungszeichen.
In der Unterhaltung zu D fügt sie diese Notizen ein, weiterhin ohne Namen, und bittet um ein Protokoll nach der Vorlage ihres Unternehmens: Bilanz der Ziele, Entscheidung und Begründung, Ziele für das Jahr, Anmerkungen des Mitarbeiters wörtlich wiedergegeben. Der Assistent schreibt es als Dokument, das sie überarbeitet und dann als Word- oder OpenDocument-Datei exportiert. Das Layout wird aus dem Text neu erstellt: Sophie überträgt den Inhalt in das offizielle Formular, wo sie den Namen und ihre Unterschrift ergänzt. Der Name von D ist nie durch die KI gegangen.
Sie liest mit einer Frage im Kopf: Wenn D eines Tages einsehen will, was über ihn geschrieben wurde, lässt sich dann jeder Satz vertreten? Ein Satz über seinen „mangelnden Ehrgeiz“ verschwindet.
Die Protokolle sind unterschrieben. Sophie löscht die Unterhaltungen der Gesprächsrunde: Sie existierten nur in ihrem Browser, und es gibt keinen Grund mehr, sie dort zu behalten. Den Bereich und seine Anweisungen behält sie für nächstes Jahr und für die Entwicklungsgespräche im Frühjahr.
KI hilft, Ordnung zu schaffen, eine Formulierung zu finden, zu üben. Sie beurteilt niemanden, und sie darf es auch nicht.
Sie kann sich irren und mit großer Selbstsicherheit erfinden: ein Datum verschieben, einer Person eine Aussage zuschreiben, die sie nie gemacht hat, einen Eindruck in eine Tatsache verwandeln. Jede Zeile einer Bilanz wird mit Ihren Notizen abgeglichen, denn Sie unterschreiben das Protokoll und stehen dafür ein.
Sie kann auch Verzerrungen wiedergeben, etwa einen Kommunikationsstil strenger beurteilen als einen anderen. Die Entscheidung über eine Lohnerhöhung, eine Beförderung oder eine Ermahnung bleibt die eines Menschen, der sie begründen kann. Und manche Situationen gewinnen nichts dadurch, dass sie durch einen Assistenten gehen, auch nicht durch einen vertraulichen: ein Verdacht auf Belästigung, ein Konflikt, der die Gesundheit berührt. Dann sprechen Sie mit der Personalabteilung, dem arbeitsmedizinischen Dienst oder einer juristischen Fachperson.
Mit einem vertraulichen Modell werden die eingefügten Notizen und die Antworten auf Servern in der Schweiz verarbeitet, unter dem Schweizer Datenschutzgesetz, außerhalb der Reichweite des CLOUD Act, und bei uns wird nichts aufbewahrt. Der Verlauf Ihrer Unterhaltungen bleibt in Ihrem Browser: Wir könnten ihn nicht herausgeben, selbst wenn man es von uns verlangte, weil wir ihn nicht haben. Eine gelöschte Unterhaltung existiert nirgends mehr.
Mit einem externen Modell geht nichts hinaus, ohne den Vertraulichkeitsfilter zu durchlaufen, und Sie entscheiden: vertrauliches Modell, anonymisierte Version, die Sie durchlesen, oder die Nachricht unverändert, in voller Kenntnis der Sache. Für Beurteilungen mit Namen bleiben Sie bei den vertraulichen Modellen.
Zwei Vorsichtsmaßnahmen speziell für Führungskräfte. Was zirkuliert, darf keine Rückschlüsse auf die Person erlauben: ein Buchstabe statt eines Vornamens, weder Gesundheit noch Privatleben, auch nicht mit einem vertraulichen Werkzeug. Und da der Verlauf im Browser liegt, kann ihn jeder lesen, der dieselbe Sitzung auf demselben Computer verwendet: Arbeiten Sie an einem gemeinsam genutzten Rechner im Team- oder Besprechungsraum in einer persönlichen Sitzung und melden Sie sich ab, wenn Sie gehen.
Bei der Personalgewinnung stellen sich dieselben Fragen schon früher: Lesen Sie unseren Ratgeber zum Zusammenfassen von Lebensläufen mit KI. Um zu wissen, was Sie aus Ihren Notizen entfernen sollten, bevor Sie sie einem Werkzeug anvertrauen, halten Sie die Liste der Daten, die Sie nie in eine KI kopieren sollten griffbereit, und lesen Sie den Unterschied zwischen Anonymisierung und Pseudonymisierung: Einen Vornamen durch einen Buchstaben zu ersetzen, genügt nicht immer.
Proben Sie Ihr nächstes schwieriges Gespräch an einem erfundenen Fall: Öffnen Sie den Chat.
