Neuf entretiens annuels en deux semaines, dont un que l'on redoute. Une responsable d'équipe les prépare avec l'IA, du bilan au compte rendu, sans que rien ne permette de reconnaître ses salariés.
Jeudi, 18 h 15. Le dernier appel de la journée vient de se terminer sur le plateau, et Sophie ouvre le calendrier de la campagne d'entretiens annuels : neuf rendez-vous en deux semaines, avec les neuf conseillers de son équipe de relation client. Huit se passeront bien. Le neuvième l'inquiète. Ce conseiller, présent depuis huit ans, va lui redemander le poste de chef d'équipe. Elle va devoir lui dire non, et lui parler aussi de la qualité de ses appels, en baisse depuis le printemps.
Sur son bureau, un carnet de notes prises au fil de l'année. La tentation est connue : tout coller dans une IA grand public et demander « aide-moi à préparer cet entretien ». Avec le nom du salarié, ses résultats, et la mention, griffonnée en avril, d'un arrêt de trois semaines.
Voici comment Sophie, responsable d'équipe fictive, prépare sa campagne autrement, avec les demandes qu'elle fait vraiment.
Un entretien d'évaluation produit un jugement sur le travail d'une personne, qui pèsera sur son salaire et son évolution : des données personnelles parmi les plus sensibles de la vie professionnelle.
En France, le Code du travail impose que les méthodes d'évaluation soient pertinentes au regard de leur but, et que le salarié en soit informé à l'avance ; il rend obligatoire, à côté de l'éventuel entretien annuel, un entretien professionnel régulier consacré aux perspectives d'évolution. En Suisse, le Code des obligations limite les données que l'employeur traite sur un travailleur à celles qui concernent son aptitude à l'emploi ou l'exécution du contrat. Des deux côtés, la protection des données s'ajoute : ne traiter que le nécessaire, et savoir que le salarié peut demander à connaître ce qui a été écrit sur lui.
Une règle traverse le tout : l'état de santé, la vie familiale, les opinions ou l'appartenance syndicale n'ont pas leur place dans une évaluation. Une absence pour maladie n'est pas un manque d'engagement. Si l'information est dans vos notes, elle n'a pas à aller plus loin, ni dans le compte rendu, ni dans une IA.
Enfin, les règles de votre entreprise priment : si l'IA y est interdite, il faut en parler, pas contourner.
Sophie crée dans IA Confidential un espace qu'elle nomme « Entretiens annuels ». Dans l'onglet Assistant de l'espace, elle écrit des consignes qui s'appliqueront à toutes les discussions qu'elle y ouvrira, avant ses préférences générales :
Dans le panneau Confidentialité, elle ajoute ses consignes d'anonymisation : toujours masquer les prénoms de l'équipe, le nom du client pour lequel travaille le plateau, et celui de son entreprise. Ce sont les mots qui, même isolés, permettraient de reconnaître quelqu'un.
Elle vérifie enfin les modèles : par défaut, ses demandes sont traitées par des modèles ouverts installés sur des serveurs en Suisse, qui ne transmettent rien à des tiers. Pour ce travail, elle n'a pas besoin d'autre chose.
Pour chacun des neuf conseillers, Sophie relit ses notes et fait un premier tri à la main. Les prénoms deviennent des lettres. Le conseiller qui l'inquiète devient « D ». La mention de l'arrêt de travail est rayée : elle n'a rien à faire dans un bilan, et rien à faire dans une IA. Les chiffres de qualité restent, sans le nom de l'outil interne qui les produit.
Elle ouvre ensuite une discussion par salarié et colle ses notes nettoyées. C'est la demande qu'elle réutilise neuf fois, et le premier exemple à copier :
Voici mes notes de l'année sur un conseiller, désigné par la lettre D, et ses trois objectifs fixés l'an dernier. Pour chaque objectif, dis ce que les notes montrent, avec la date ou le fait qui le justifie, et écris « rien dans les notes » quand il n'y a rien. Sépare les faits de mes impressions, que tu signales comme telles. N'invente aucun fait, ne donne aucune note globale et ne tire aucune conclusion sur la personne.
Le bilan de D revient en tableau. Il rappelle à Sophie ce qu'elle avait oublié : en février, D a formé seul deux nouveaux arrivés. Il signale aussi que « semble moins impliqué » est une impression, pas un fait. Elle la retire. Elle vérifie chaque ligne contre son carnet : sur un autre conseiller, l'assistant avait attribué à mars un incident survenu en mai.
Le bilan ne dit pas comment annoncer un refus à quelqu'un qui attend cette promotion depuis deux ans. Toujours dans l'espace, Sophie ouvre une nouvelle discussion. Voici le second exemple à copier :
Je prépare un entretien annuel avec un conseiller expérimenté qui attend un poste de chef d'équipe. Je vais lui annoncer que ce ne sera pas pour cette année, pour deux raisons factuelles : la qualité de ses appels a baissé depuis le printemps, et il n'a pas encore animé de réunion d'équipe. Il a aussi de vraies forces, notamment la formation des nouveaux. Propose-moi un déroulé de trente minutes : comment ouvrir, à quel moment annoncer la décision, comment présenter les deux raisons sans jugement sur la personne, et comment finir sur un plan concret pour l'année. Ajoute les trois réactions les plus probables et, pour chacune, une réponse possible. Ne me propose aucune promesse que je ne pourrais pas tenir.
Elle retient surtout un conseil qu'elle n'aurait pas suivi d'instinct : annoncer la décision dans les cinq premières minutes, plutôt qu'après une liste de compliments que D entendrait comme un préambule. Une réponse proposée promet « une réévaluation dans six mois » : Sophie la barre, elle n'a pas ce pouvoir. Elle réécrit l'ouverture avec ses propres mots et note sur une fiche les deux faits datés qu'elle citera.
Sophie sait qu'elle a tendance à trop se justifier quand on la contredit. Elle demande donc à l'assistant de jouer le salarié.
Joue le rôle du conseiller, déçu et un peu sur la défensive. Je commence l'entretien, tu réagis comme il pourrait réagir, sans être caricatural. Après dix échanges, arrête-toi et dis-moi où j'ai été floue, où je me suis trop justifiée, et où j'ai laissé la décision paraître négociable.
Le retour est sans détour : deux fois, elle a ajouté un argument au lieu de reformuler l'objection. Elle recommence, plus courte.
Par curiosité, elle choisit ensuite un modèle externe pour une seconde lecture. Avant tout envoi, le filtre confidentialité détecte une donnée sensible restée dans le texte et propose trois voies : répondre avec un modèle confidentiel, message intact ; envoyer une version anonymisée, qu'elle peut relire et corriger ; ou envoyer tel quel. Le choix par défaut reste l'IA confidentielle. Elle le garde.
L'entretien a eu lieu à 14 h. D a été déçu, l'a dit, puis a proposé lui-même d'animer la réunion hebdomadaire en janvier. Sophie a pris des notes à la main, avec ses mots à lui entre guillemets.
Dans la discussion de D, elle colle ces notes, toujours sans nom, et demande un compte rendu suivant le plan de son entreprise : bilan des objectifs, décision et motifs, objectifs de l'année, commentaires du salarié reproduits mot pour mot. L'assistant l'écrit comme un document, qu'elle modifie puis exporte en Word ou en OpenDocument. La mise en page est refaite à partir du texte : Sophie reporte le contenu dans le formulaire officiel, où elle ajoute le nom et sa signature. Le nom de D n'est jamais passé par l'IA.
Elle relit avec une question en tête : si D demande un jour à voir ce qui a été écrit sur lui, chaque phrase se défend-elle ? Une phrase sur son « manque d'ambition » disparaît.
Les comptes rendus sont signés. Sophie supprime les discussions de la campagne : elles n'existaient que dans son navigateur, et elles n'ont plus de raison d'y rester. Elle garde l'espace et ses consignes pour l'an prochain, et les entretiens professionnels du printemps.
L'IA aide à mettre de l'ordre, à trouver une formulation, à s'entraîner. Elle n'évalue personne, et elle ne doit pas le faire.
Elle peut se tromper et inventer avec aplomb : décaler une date, prêter à un salarié un propos qu'il n'a pas tenu, transformer une impression en fait. Chaque ligne d'un bilan se vérifie contre vos notes, parce que c'est vous qui signez le compte rendu et qui en répondez.
Elle peut aussi reproduire des biais, en jugeant plus sévèrement un style de communication qu'un autre. La décision sur une augmentation, une promotion ou un recadrage reste celle d'une personne, capable de l'expliquer. Et certaines situations ne gagnent rien à passer par un assistant, même confidentiel : un soupçon de harcèlement, un conflit qui touche à la santé. Là, on parle aux ressources humaines, à la médecine du travail ou à un juriste.
Avec un modèle confidentiel, les notes que vous collez et les réponses sont traitées sur des serveurs situés en Suisse, sous la loi suisse sur la protection des données, hors du champ du CLOUD Act, et rien n'est conservé de notre côté. L'historique des discussions reste dans votre navigateur : nous ne pourrions pas le produire si on nous le demandait, parce que nous ne l'avons pas. Une discussion supprimée n'existe plus nulle part.
Avec un modèle externe, rien ne part sans passer par le filtre confidentialité, et c'est vous qui décidez : modèle confidentiel, version anonymisée que vous relisez, ou message tel quel, en connaissance de cause. Pour des évaluations nominatives, restez sur les modèles confidentiels.
Deux précautions propres aux managers. Ce qui circule ne doit pas permettre de reconnaître le salarié : une lettre plutôt qu'un prénom, ni santé ni vie privée, même avec un outil confidentiel. Et l'historique étant dans le navigateur, il est lisible par quiconque utilise la même session sur le même ordinateur : sur un poste partagé du plateau ou de la salle des managers, travaillez dans une session personnelle et fermez-la en partant.
Le recrutement pose les mêmes questions en amont : voir notre guide sur la synthèse de CV avec l'IA. Pour savoir quoi retirer de vos notes avant de les confier à un outil, gardez sous la main la liste des données à ne jamais coller dans une IA, et lisez la différence entre anonymisation et pseudonymisation : remplacer un prénom par une lettre ne suffit pas toujours.
Pour répéter votre prochaine conversation difficile sur un cas inventé : ouvrez le chat.
