Fünfzehn Bewerbungen, ein Vorgesetzter unter Zeitdruck, eine KI, die in dreißig Sekunden zusammenfasst. Was mit den Lebensläufen hinausgeht und wie Sie dieselbe Übersicht erhalten, ohne Bewerbende preiszugeben.
„Kannst du mir bis Mittag eine kleine Tabelle mit den Bewerbenden machen? Ich habe keine Zeit, alles zu lesen.“ Die Bitte kommt an einem Dienstagmorgen, mit fünfzehn Lebensläufen im Posteingang und einer Stellenbeschreibung für eine Fachkraft Lohnbuchhaltung. Der Reflex liegt nahe: alles in eine frei verfügbare KI ziehen und sie um eine Rangliste bitten.
Die Zeitersparnis ist echt. Das Problem ist alles, was dabei mitgeht: fünfzehn Namen, fünfzehn Adressen, Telefonnummern, Fotos, Geburtsdaten, manchmal der Familienstand oder eine Behinderung, erwähnt am Ende der Seite. Hier ist dieselbe Aufgabe zweimal: zuerst so, wie sie oft erledigt wird, dann so, wie sie erledigt werden sollte.
Ein Lebenslauf ist ein Konzentrat personenbezogener Daten, anvertraut für einen einzigen Zweck: die Bewerbung zu beurteilen. In der Schweiz beschränkt Art. 328b OR die Bearbeitung von Daten über Arbeitnehmende auf das, was ihre Eignung für die Stelle betrifft, und das DSG kommt hinzu. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO: Sie verlangt, nur das Nötige zu bearbeiten, die Daten nicht länger als erforderlich aufzubewahren, und sie lässt nicht zu, dass eine Entscheidung mit erheblicher Wirkung für eine Person ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht.
Diskriminierende Kriterien dürfen ohnehin keine Rolle spielen: Alter, Herkunft, Geschlecht, Familienstand, Gesundheitszustand. Eine KI, die einen ganzen Lebenslauf liest, sieht sie alle.
Dazu kommen die Regeln Ihres Unternehmens: IT-Richtlinie, Datenschutzerklärung für Bewerbende, zugelassene Werkzeuge. Ist KI dort untersagt, gilt das Verbot; dann ist der richtige Weg, mit Ihrer Geschäftsleitung darüber zu sprechen.
Die fünfzehn Dateien gehen unverändert hinaus, mit einer Anweisung: „Ordne sie vom besten zum schwächsten für diese Stelle.“ Sofort erscheint eine Rangliste.
Drei Dinge sind gerade passiert. Die vollständigen Lebensläufe liegen bei einem Anbieter, den weder das Unternehmen noch die Bewerbenden gewählt haben und der den Verlauf oft aufbewahrt. Die Rangliste beruht auf Kriterien, die niemand festgelegt hat: Vielleicht hat die KI einen geradlinigen Werdegang bevorzugt, eine renommierte Hochschule, einen vertrauten Vornamen. Und diese Rangliste, unverändert an den Vorgesetzten weitergegeben, wird faktisch zu einer automatisierten Entscheidung, ohne Spur dessen, was sie begründet hat.
Die Recruiterin schreibt zuerst ihr Raster: die fünf Kriterien, die für diese Stelle zählen, abgeleitet aus der Stellenbeschreibung. In IA Confidential legt sie einen Bereich „Rekrutierung Lohnbuchhaltung“ an und fügt dieses Raster in die Anweisungen des Bereichs ein, zusammen mit einer Arbeitsregel: nie eine Rangliste, nie ein Hinweis auf Alter, Foto, Familienstand oder Gesundheit. Diese Anweisungen gelten für alle Unterhaltungen des Bereichs.
Dann hängt sie die Lebensläufe an ihre Nachricht an. Sie werden in ihrem Browser gelesen und von einem vertraulichen Modell verarbeitet: Standardmäßig antwortet der Assistent mit offenen Modellen auf Servern in der Schweiz, die nichts an Dritte weitergeben.
Fülle für jeden angehängten Lebenslauf das Raster des Bereichs aus: eine Tabelle mit einer Zeile pro Kriterium, was der Lebenslauf zeigt, und der Satz oder Zeitraum, der es belegt. Schreibe „nicht erwähnt“, wenn der Lebenslauf nichts dazu sagt. Erstelle keine Rangliste der Bewerbenden und vergib keine Gesamtnote. Lass Alter, Foto, Adresse, Staatsangehörigkeit und Familienstand außer Acht.
Das Ergebnis ist kein Urteil, sondern eine geordnete Lektüre, Kriterium für Kriterium, die sie selbst vergleicht.
Die Zusammenfassung der frei verfügbaren KI übernimmt alles: „52 Jahre, verheiratet, zwei Kinder, wohnt vierzig Minuten entfernt.“ Sie geht per E-Mail an den Vorgesetzten und wird an seinen Stellvertreter weitergeleitet. Angaben, die nie hätten ins Gewicht fallen dürfen, liegen nun in drei Posteingängen, und am Ende fallen sie ins Gewicht.
Die angeforderte Zusammenfassung enthält nur, was der Entscheidung dient: einschlägige Erfahrung, Kompetenzen gemessen am Raster, Punkte, die im Gespräch zu vertiefen sind. Der Assistent schreibt sie als Dokument, das die Recruiterin durchliest, anpasst und als Word- oder OpenDocument-Datei exportiert, um es dem Vorgesetzten zu schicken.
Verfasse auf Grundlage des ausgefüllten Rasters für diese Person ein halbseitiges Kurzprofil für den Vorgesetzten: drei Stärken im Hinblick auf die Stelle, zwei Punkte, die im Gespräch zu prüfen sind, und zu jedem eine Interviewfrage. Bezeichne die Person als „Kandidat C“. Verwende nur die Angaben aus dem Raster und füge nichts hinzu.
Den Namen ergänzt sie am Schluss von Hand. Der Vorgesetzte erhält eine Diskussionsgrundlage, kein intimes Profil.
Bei einer anspruchsvolleren Stelle möchte man manchmal die Einschätzung eines externen Modells, das bei bestimmten Aufgaben leistungsfähiger ist. Den unveränderten Lebenslauf zu senden heißt, ihm die vollständige Identität der Person zu übermitteln.
Wählt sie ein externes Modell, greift vor jedem Versand der Vertraulichkeitsfilter ein. Er erkennt die sensiblen Angaben der Nachricht und schlägt drei Wege vor: mit einem vertraulichen Modell antworten, die Nachricht unverändert; eine anonymisierte Version senden, die sie durchlesen und korrigieren kann; oder sie unverändert senden, in voller Kenntnis der Sache. Die Standardwahl bleibt die vertrauliche KI.
Bei einem angehängten Dokument gehen nur pseudonymisierte Auszüge an das externe Modell: Die Namen werden durch Platzhalter ersetzt und in der Antwort, die sie liest, wieder eingesetzt. Ein Lebenslauf bleibt allerdings oft auch maskiert identifizierend: Ein seltener Werdegang, ein bestimmter Arbeitgeber, ein Wohnort genügen, um jemanden zu erkennen. In diesem Fall meldet der Assistent ihn als „Identifizierendes Dokument“ und schlägt vor, ihn von einem vertraulichen Modell verarbeiten zu lassen oder nur die Frage zu senden.
In den Vertraulichkeitseinstellungen kann sie außerdem eigene Anonymisierungsregeln schreiben: Namen früherer Arbeitgeber, Schulen und Orte immer maskieren.
KI liest schnell, sie urteilt nicht. Sie kann sich irren: zwei Zeiträume verwechseln, eine Kompetenz zuschreiben, die nirgends auftaucht, eine Lücke im Werdegang mit einer Vermutung füllen, die als Tatsache dargestellt wird. Jedes Raster wird mit dem ursprünglichen Lebenslauf abgeglichen, bevor Sie daraus etwas ableiten.
Sie kann auch Verzerrungen wiedergeben, selbst ohne verbotenes Kriterium in der Anweisung: Ein Vokabular, eine Art von Laufbahn, eine Formulierung können sie beeinflussen. Deshalb kommt das Raster von Ihnen, die Rangfolge kommt von Ihnen, und die Entscheidung, eine Bewerbung weiterzuverfolgen oder abzulehnen, bleibt die eines Menschen, der sie begründen kann.
Mit einem vertraulichen Modell werden Lebensläufe und Zusammenfassungen auf Servern in der Schweiz verarbeitet, und auf unseren Servern wird keine Datei aufbewahrt. Der Verlauf Ihrer Unterhaltungen bleibt in Ihrem Browser: Wir könnten ihn nicht herausgeben, selbst wenn man es von uns verlangte, weil wir ihn nicht haben.
Mit einem externen Modell geht nichts hinaus, ohne den Filter zu durchlaufen, und Sie entscheiden: anonymisierte Version, pseudonymisierte Auszüge, nur die Frage oder die Nachricht unverändert.
Zwei Vorsichtsmaßnahmen, die speziell für das Personalwesen gelten. Da der Verlauf im Browser liegt, kann ihn jeder lesen, der dieselbe Sitzung auf demselben Computer verwendet: Arbeiten Sie an einem gemeinsam genutzten Rechner der Abteilung in einer persönlichen Sitzung und melden Sie sich ab, wenn Sie gehen. Und Bewerberdaten dürfen nur begrenzt aufbewahrt werden: Ist die Stelle besetzt, löschen Sie die Unterhaltungen des Bereichs oder den ganzen Bereich, so wie Sie es mit Papierakten tun würden.
Diese Reflexe gelten für alle sensiblen Daten: Lesen Sie unsere Liste der Daten, die Sie nie in eine KI kopieren sollten, und unsere Tipps, um KI am Arbeitsplatz zu nutzen, ohne Ärger zu bekommen.
Probieren Sie es vor Ihrer nächsten Rekrutierung mit erfundenen Lebensläufen aus: Öffnen Sie den Chat.
