Ein Mahnschreiben passt auf eine Seite, verpflichtet aber den Mandanten und legt die Akte offen. Was Sie prüfen oder weglassen sollten, bevor Sie es einer KI anvertrauen, und wie Sie einen sauberen Brief erhalten, den Sie in Word weiterbearbeiten.
Das Mahnschreiben ging am Montag per Einschreiben hinaus. Am Mittwoch antwortet der Anwalt der Gegenseite in zwei Zeilen: Die im zweiten Absatz zitierte Gesetzesbestimmung sagt nicht, was das Schreiben ihr unterstellt, und ihre Nummerierung hat sich mit der letzten Revision geändert. Der Entwurf stammte von einer frei verfügbaren KI und wurde an einem hektischen Abend nur überflogen. Um ihn zu erhalten, hatte man dort den Namen des Mandanten eingefügt, den geforderten Betrag, die strittige Klausel und die E-Mail, in der der Mandant seine eigenen Verspätungen einräumte.
Zwei Fehler in einem, wie man sie oft sieht: eine Akte, die einem Dritten anvertraut wurde, und eine erfundene Fundstelle, ungeprüft unterschrieben. Ein Mahnschreiben passt auf eine Seite, aber es setzt Fristen in Gang und wird später dem Gericht vorgelegt. Die KI kann es in wenigen Minuten entwerfen, sofern Sie vorher ein paar Punkte abhaken.
In der Schweiz wird der Schuldner einer fälligen Verbindlichkeit nach Art. 102 OR durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt; bei zweiseitigen Verträgen ist oft eine angemessene Nachfrist anzusetzen, bevor der Gläubiger daraus Folgen ziehen kann. In Deutschland regelt § 286 BGB den Verzug durch Mahnung, und auch in Österreich knüpfen die Verzugsfolgen an eine klare Aufforderung an. Überall gilt: Die Mahnung muss deutlich sagen, was geschuldet ist und bis wann. Sie lässt in der Regel Verzugszinsen laufen und bereitet die Klage vor.
Dieses Schreiben vorzubereiten heißt, die ganze Akte in der Hand zu haben: die Identität des Mandanten und seines Gegners, den Vertrag, die Korrespondenz, die Strategie. Für eine Anwältin oder einen Anwalt fällt all das unter das Berufsgeheimnis, in der Schweiz durch Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB geschützt, in Deutschland durch § 203 StGB. Für Unternehmensjuristen oder Mitarbeitende im Forderungsmanagement sind es Personendaten und Geschäftsinformationen, deren Weitergabe das Unternehmen nie erlaubt hat.
Die allgemeine Liste, gültig für alle Berufe: die Daten, die Sie nie in eine KI kopieren sollten.
Legen Sie in IA Confidential für die Akte einen Bereich vom Typ „Recht“ an. Er stellt einen förmlichen Ton ein, und Ihre Anfragen verarbeiten dort die vertraulichen Modelle: offene Modelle auf Servern in der Schweiz, unter dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), außerhalb der Reichweite des CLOUD Act, die nichts an Dritte weitergeben. Halten Sie im Tab „Assistent“ des Bereichs Ihre Anweisungen ein für alle Mal fest: Rechtsordnung, Grußformeln der Kanzlei, das Verbot, eine Fundstelle zu erfinden. Sie haben Vorrang vor den allgemeinen Einstellungen.
Hängen Sie dann den Vertrag und die Rechnung an Ihre Nachricht an: Sie werden in Ihrem Browser gelesen, und auf unseren Servern wird keine Datei aufbewahrt. Danach die Anfrage, mit den Fakten zur Hand:
Verfasse ein anwaltliches Mahnschreiben, bestimmt und höflich im Ton, an ein Kundenunternehmen, das drei Rechnungen für IT-Dienstleistungen nicht beglichen hat (Beträge und Daten in den Anhängen). Grundlage: Artikel 7 des angehängten Vertrags, den du wörtlich zitierst. Frist: fünfzehn Tage ab Zugang. Kündige an, dass der Mandant andernfalls das zuständige Gericht anrufen wird. Schreibe keine Gesetzesbestimmung: Wo eine nötig wäre, setze „[Fundstelle prüfen]“. Schließe mit der Liste der Tatsachen, die du aus den Unterlagen übernommen hast, jeweils mit dem Dokument, aus dem sie stammen.
Diese letzte Anweisung verhindert den Fehler vom Anfang: Was sich keinem Dokument zuordnen lässt, springt sofort ins Auge.
Ein gutes Schreiben liest man mit den Augen dessen, der es erhält. Verlangen Sie das ausdrücklich:
Lies dieses Mahnschreiben so, wie es der Anwalt des Schuldners lesen würde. Welche Formulierungen sind mehrdeutig, welche Behauptungen stützt kein Dokument, was könnte gegen unseren Mandanten verwendet werden? Ändere den Text nicht: Liste die Punkte auf, vom schwerwiegendsten zum geringsten.
KI kann sich irren, und sie kann mit großer Selbstsicherheit erfinden: einen falsch nummerierten Artikel, ein Urteil, das es nicht gibt, einen gerundeten Betrag. Jede Fundstelle und jede Zahl prüfen Sie in Ihren gewohnten Quellen, und unterschreiben müssen Sie selbst.
Der Assistent schreibt das Mahnschreiben als Dokument: Sie sehen es in der Vorschau, bearbeiten es, behalten seine aufeinanderfolgenden Versionen und drucken es dann als PDF oder exportieren es nach Word oder OpenDocument. Das Layout wird beim Export neu aufgebaut: Rechnen Sie nicht damit, Ihr Briefpapier wiederzufinden. Übertragen Sie den Text in die Vorlage der Kanzlei, die Ihren Briefkopf und Ihre Angaben enthält.
Wählen Sie für eine allgemeine Frage ein externes Modell, prüft der Vertraulichkeitsfilter zuerst, was übermittelt wird, und von einem Anhang würden nur pseudonymisierte Auszüge hinausgehen. Für ein Mahnschreiben gibt es keinen Grund, die vertraulichen Modelle zu verlassen.
In einem Bereich „Recht“ bleibt die Akte bei den vertraulichen Modellen und wird auf Servern in der Schweiz verarbeitet. Anhänge werden in Ihrem Browser gelesen, und bei uns wird nichts aufbewahrt: Der Verlauf Ihrer Unterhaltungen, Entwürfe eingeschlossen, liegt in Ihrem Browser. Wir könnten ihn nicht herausgeben, wenn man es von uns verlangte, denn wir haben ihn nicht.
Nichts geht ohne Ihre Entscheidung an ein externes Modell, und immer erst nach dem Vertraulichkeitsfilter: Sie wählen zwischen vertraulichem Modell, anonymisierter Fassung oder unveränderter Übermittlung.
Auf dem gemeinsam genutzten Rechner eines Sekretariats kann den Verlauf jeder lesen, der dieselbe Browsersitzung verwendet: Arbeiten Sie in einer persönlichen Sitzung und legen Sie das unterschriebene Schreiben in der Akte ab, statt sich auf den Verlauf zu verlassen.
Die allgemeine Methode beschreibt der Ratgeber KI für Anwälte. Sie sind selbständig und mahnen Ihre Kunden selbst? Der Ratgeber zum Angebot mit KI zeigt, wie Sie das Dokument schon im Vorfeld sorgfältig aufsetzen, damit Sie weniger Mahnschreiben verfassen müssen.
Probieren Sie es an einer erfundenen Akte aus, bevor das nächste echte Schreiben ansteht: Öffnen Sie den Chat.
