Drei Zeilen mit Bleistift im Baustellenheft, und ein Kunde, der wartet. Die KI macht daraus ein klares, detailliertes Angebot, sofern Sie wissen, was Sie ihr anvertrauen und was Sie vor dem Versand prüfen.
„Der Kunde mit dem Bad hat wieder angerufen: Er wartet immer noch auf sein Angebot.“ Der Satz fällt an einem Dienstagabend im Büro, also an der Tischecke, auf der sich die Rechnungen vom Großhändler und das Spiralheft aus dem Transporter stapeln. Das Angebot gibt es eigentlich schon: drei Zeilen mit Bleistift auf einer Seite mit Kleberflecken. „Wanne raus, Duschtasse 90 × 120, Fliesen 2 Wände, Thermostat-Mischer, 3 Tage zu zweit rechnen.“ Fehlt nur noch ein Dokument, das der Kunde versteht, das die richtigen Angaben enthält und nicht so aussieht, als wäre es auf der Motorhaube geschrieben worden.
Die KI kann daraus detaillierte Positionen machen, Zeile für Zeile kalkuliert, verständlich für Privatkunden. Aber Ihre Notizen enthalten auch den Namen der Kundin, den Türcode, manchmal den Hinweis, dass das Haus im August leer steht. Und Ihre Preise, die Sie ganz sicher nicht im Umlauf sehen wollen.
Hier zwei Checklisten: was Sie entfernen, bevor Sie Ihre Notizen einer KI anvertrauen, und was Sie prüfen, bevor Sie das Angebot verschicken.
Wie verbindlich ein Angebot ist und welche Angaben vorgeschrieben sind, hängt vom Land ab. Ein sauberes Angebot enthält in jedem Fall: Name und Anschrift des Betriebs mit Registernummer, Datum und Gültigkeitsdauer, eine genaue Beschreibung der Arbeiten, Mengen und Einzelpreise, Arbeitszeit, Anfahrtskosten, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag. Nimmt der Kunde es mit seiner Unterschrift an, sind Sie an den Preis gebunden. Wird der Vertrag in Deutschland oder Österreich bei einem Privatkunden zu Hause geschlossen, kann er ein Widerrufsrecht auslösen.
In der Schweiz spricht man meist von einer Offerte. Dort wie in Deutschland und Österreich zählt der Unterschied zwischen Pauschalpreis und ungefährem Kostenvoranschlag, sobald die Rechnung deutlich über der Schätzung liegt.
Auf der Datenseite verrät ein Angebot viel. Die Kontaktdaten des Kunden sind Personendaten, geschützt durch die DSGVO wie durch das Schweizer DSG. Und Ihre Einkaufspreise, Ihre Rabatte und Ihr Kalkulationsfaktor sind genau das, was Ihre Mitbewerber am liebsten wüssten.
Die allgemeine Liste, für alle Berufe: die Daten, die Sie nie in eine KI kopieren sollten.
Ist die erste Liste abgehakt, bleibt, was die KI braucht: die Arbeiten, die Mengen und Ihre Verkaufspreise. In IA Confidential werden diese Angaben standardmäßig von offenen Modellen auf Servern in der Schweiz verarbeitet, unter dem Schweizer Datenschutzgesetz und außerhalb der Reichweite des CLOUD Act. Diese vertraulichen Modelle geben nichts an Dritte weiter. Das Werkzeug bietet drei Arten von Modellen: lokale, spezialisierte und externe; die Wahl erfolgt automatisch oder von Hand, und externe Modelle kommen nur zum Einsatz, wenn Sie sie wählen.
Legen Sie einen Bereich „Angebote“ an und führen Sie darin eine Unterhaltung pro Baustelle. Im Reiter Assistent des Bereichs schreiben Sie Ihre Anweisungen ein für alle Mal fest: Gewerk, Einheiten, Reihenfolge der Positionen, Tonfall, und die Regel, Mehrwertsteuer und Kundendaten leer zu lassen. Sie haben Vorrang vor Ihren allgemeinen Einstellungen: Jedes Angebot folgt demselben Aufbau.
Am Computer können Sie mit Chrome, Edge oder Opera den Ordner, in dem Ihre Angebote liegen, über „Ordner hinzufügen“ in den Bereich aufnehmen, mit der Option „Vertrauliche Modelle“. Der Assistent findet darin, wie Sie ein ähnliches Bad beschrieben hatten, und dieser Ordner wird nie an ein externes Modell gesendet. In einem anderen Browser oder auf dem Handy hängen Sie einfach ein altes Angebot an Ihre Nachricht an: Es wird in Ihrem Browser gelesen, und nur pseudonymisierte Auszüge würden an ein externes Modell gehen, falls Sie eines wählen.
Hier sind meine Baustellennotizen für ein Bad in einem Haus aus den 1970er-Jahren: Ausbau der Badewanne und der vorhandenen Fliesen, superflache Duschtasse 90 × 120 mit fester Duschwand, Fliesen an zwei Wänden bis zur Decke (etwa 11 m²), Thermostatarmatur, Anpassung des Abflusses, drei Arbeitstage zu zweit. Meine Verkaufspreise folgen. Erstelle ein nach Positionen gegliedertes Angebot (Vorbereitung, Material, Montage, Fertigstellung, Entsorgung des Bauschutts) mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Nettobetrag für jede Zeile. Lass die Mehrwertsteuer und die Kundendaten leer, liste die nicht enthaltenen Leistungen separat auf und weise mich auf jede Menge hin, die dir zu fehlen scheint.
Fügen Sie danach Ihre Preisliste ein. Der Assistent schreibt das Angebot als Dokument: Sie sehen es in der Vorschau, bearbeiten es, behalten die aufeinanderfolgenden Fassungen und drucken es dann als PDF oder exportieren es als Word oder OpenDocument. Das Layout wird beim Export neu gestaltet: Übertragen Sie den Inhalt in Ihre gewohnte Vorlage oder Ihre Angebotssoftware, die Ihren Briefkopf und Ihre Nummerierung behält.
Lassen Sie das Angebot vor dem Versand mit fremdem Blick gegenlesen:
Lies dieses Angebot so, wie es ein misstrauischer Kunde lesen würde, der drei Angebote vergleicht. Sag mir, welche Positionen zu vage sind, welche Fragen er mir wahrscheinlich am Telefon stellt und was am Ende der Baustelle zu Diskussionen führen könnte. Ändere keinen Preis und füge keine Leistung hinzu.
Ziehen Sie ein externes Modell vor, prüft der Vertraulichkeitsfilter zuerst Ihre Nachricht: Erkennt er sensible Angaben, schlägt er Ihnen vor, mit einem vertraulichen Modell zu antworten, die Nachricht unverändert, oder für das externe Modell zu anonymisieren, mit einer Fassung, die Sie gegenlesen und korrigieren. Im Fenster „Datenschutz“ hinterlegen Sie Ihre Anonymisierungsregeln: die Namen Ihrer Stammkunden und Ihrer Lieferanten, die kein Erkennungsprogramm von selbst errät.
Sie kalkuliert keine Baustelle. Ohne Ihre Preise schlägt sie „Durchschnittsbeträge“ vor, die weder zu Ihrer Region noch zu Ihrer Montagezeit passen: Übernehmen Sie sie nie. Sie kann sich auch irren und mit großer Selbstsicherheit etwas erfinden, sei es eine Pflichtangabe, eine Versicherungsregel oder eine Bedingung für eine Förderung. Für diese Punkte bleiben Ihre Handwerkskammer, Ihr Berufsverband oder Ihr Steuerberater die richtigen Ansprechpartner. Und ein unterschriebenes Angebot bindet Sie, nicht das Werkzeug, das es in Form gebracht hat.
Mit einem vertraulichen Modell werden Ihre Notizen, Ihre Preise und das Angebot auf Servern in der Schweiz verarbeitet, und auf unserer Seite wird nichts aufbewahrt: Der Verlauf Ihrer Unterhaltungen bleibt in Ihrem Browser. Wir könnten ihn nicht herausgeben, wenn man uns danach fragte, weil wir ihn nicht haben. Ein Ordner, der mit der Option „Vertrauliche Modelle“ hinzugefügt wurde, wird nie an ein externes Modell gesendet.
Mit einem externen Modell geht nichts hinaus, ohne den Vertraulichkeitsfilter zu durchlaufen, und Sie entscheiden bewusst zwischen der anonymisierten Fassung, den pseudonymisierten Auszügen oder dem Versand der unveränderten Nachricht.
Eine Vorsichtsmaßnahme liegt bei Ihnen: Der Bürorechner dient oft auch dem Partner, der die Buchhaltung macht, oder dem Lehrling, und den Verlauf kann jeder lesen, der dieselbe Browsersitzung verwendet. Arbeiten Sie in einer eigenen Sitzung und melden Sie sich ab, wenn Sie gehen.
Um jemandem Zahlen zu erklären, der nicht vom Fach ist, lesen Sie auch unseren Ratgeber, um einem Mandanten eine Bilanz zu erklären, und für die Grundregeln, wie Sie KI am Arbeitsplatz sicher nutzen.
Um Ihren nächsten Baustellenentwurf in ein vorzeigbares Angebot zu verwandeln, zum Einstieg mit erfundenen Notizen: Öffnen Sie den Chat.
