Una diffida sta in una pagina, ma impegna il cliente e rivela la pratica. Ecco che cosa verificare o togliere prima di affidarla a un'IA, e come ottenere una lettera pulita, pronta da riprendere in Word.
La diffida è partita lunedì per raccomandata. Mercoledì il legale della controparte risponde in due righe: l'articolo citato al secondo paragrafo non dice affatto ciò che la lettera gli attribuisce. La bozza veniva da un'IA di largo consumo, riletta di corsa una sera di superlavoro. E per ottenerla vi erano stati incollati il nome del cliente, l'importo richiesto, la clausola contestata e l'e-mail in cui il cliente ammetteva i propri ritardi.
Due errori in uno, che si vedono spesso: una pratica affidata a un terzo, e un riferimento inventato firmato senza controllo. Una diffida sta in una pagina, ma fa decorrere termini e verrà prodotta davanti al giudice. L'IA può redigerla in pochi minuti, a condizione di spuntare prima alcune caselle.
In Svizzera, il Codice delle obbligazioni prevede che il debitore di un'obbligazione scaduta sia costituito in mora mediante l'interpellazione del creditore; in un contratto bilaterale occorre spesso assegnare un congruo termine prima di trarne le conseguenze. In Italia, il codice civile richiede un'intimazione o una richiesta fatta per iscritto: una domanda chiara, che dica che cosa è dovuto ed entro quale termine. La diffida fa generalmente decorrere gli interessi moratori e prepara l'azione in giudizio.
Preparare questa lettera significa maneggiare tutta la pratica: l'identità del cliente e della controparte, il contratto, la corrispondenza, la strategia. Per un avvocato tutto questo rientra nel segreto professionale, che il codice penale tutela da entrambi i lati del confine (art. 321 CP in Svizzera, art. 622 c.p. in Italia). Per un giurista d'impresa o un addetto al recupero crediti, si tratta di dati personali e di informazioni commerciali che l'azienda non ha mai autorizzato a far uscire.
La lista generale, valida per tutte le professioni: i dati da non incollare mai in un'IA.
In IA Confidential, create uno spazio di tipo «Legale» per la pratica. Imposta un tono formale, e lì le vostre richieste sono trattate dai modelli confidenziali: modelli aperti installati su server in Svizzera, soggetti alla legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD), fuori dall'ambito del CLOUD Act, che non trasmettono nulla a terzi. Nella scheda Assistente dello spazio, fissate una volta per tutte le vostre istruzioni: giurisdizione, formule di cortesia dello studio, divieto di inventare un riferimento. Prevalgono sulle preferenze generali.
Allegate poi il contratto e la fattura al vostro messaggio: vengono letti nel vostro browser e nessun file viene conservato sui nostri server. Poi la richiesta, con i fatti alla mano:
Redigi una lettera di diffida di un avvocato, con tono fermo e cortese, indirizzata a una società cliente che non ha saldato tre fatture per servizi informatici (importi e date nei documenti allegati). Fondamento: l'articolo 7 del contratto allegato, che citi parola per parola. Termine di quindici giorni dal ricevimento. Annuncia che, in mancanza, il cliente si rivolgerà al tribunale competente. Non scrivere alcun riferimento di legge: dove ne servirebbe uno, metti «[riferimento da verificare]». Concludi con l'elenco dei fatti che hai ripreso dai documenti, indicando il documento di provenienza.
Quest'ultima istruzione evita l'errore dell'inizio: ciò che non si ricollega ad alcun documento salta subito all'occhio.
Una buona lettera si rilegge con gli occhi di chi la riceve. Chiedetelo esplicitamente:
Rileggi questa diffida come farebbe l'avvocato del debitore. Quali formulazioni sono ambigue, quali affermazioni non sono supportate da alcun documento, che cosa potrebbe essere rivolto contro il nostro cliente? Non modificare il testo: elenca i punti, dal più grave al meno grave.
L'IA può sbagliare, e può inventare con sicurezza: un articolo con il numero sbagliato, una sentenza che non esiste, un importo arrotondato. Ogni riferimento e ogni cifra vanno verificati nelle vostre fonti abituali, e a firmare siete voi.
L'assistente scrive la diffida come un documento: la vedete in anteprima, la modificate, conservate le versioni successive, poi la stampate in PDF o la esportate in Word o OpenDocument. L'impaginazione viene rifatta all'esportazione: non contate di ritrovare quella della vostra carta intestata. Riportate il testo nel modello dello studio, che conserva la vostra intestazione e le vostre diciture.
Se scegliete un modello esterno per una questione generale, il Filtro di riservatezza controlla prima ciò che viene inviato, e di un allegato partirebbero solo estratti pseudonimizzati. Per una diffida, nulla giustifica di lasciare i modelli confidenziali.
In uno spazio Legale, la pratica resta sui modelli confidenziali, elaborata su server in Svizzera. Gli allegati sono letti nel vostro browser, e nulla viene conservato da noi: la cronologia delle vostre conversazioni, bozze comprese, vive nel vostro browser. Non potremmo produrla nemmeno se ci venisse richiesta: non la abbiamo.
Nulla parte verso un modello esterno senza una vostra scelta, e sempre dopo il Filtro di riservatezza: decidete voi tra modello confidenziale, versione anonimizzata o invio così com'è.
Sul computer condiviso di una segreteria, la cronologia è leggibile da chiunque usi la stessa sessione del browser: lavorate in una sessione personale, e archiviate la lettera firmata nella pratica anziché affidarvi alla cronologia.
Per il metodo generale, leggete la guida IA per avvocati. Siete un professionista indipendente che sollecita da sé i propri clienti? La guida sul preventivo professionale mostra come curare il documento a monte, per avere meno diffide da scrivere.
Per provare su una pratica fittizia prima della prossima lettera vera: aprite la chat.
