Tre righe a matita su un taccuino di cantiere e un cliente che aspetta. L'IA può trasformarle in un preventivo chiaro e dettagliato, a patto di sapere che cosa affidarle e che cosa verificare prima dell'invio.
«Il cliente del bagno ha richiamato: aspetta ancora il preventivo.» La frase arriva un martedì sera, in ufficio, cioè sull'angolo del tavolo dove si accumulano le fatture del grossista e il taccuino a spirale del furgone. Il preventivo, in realtà, esiste già: tre righe a matita su una pagina macchiata di colla. «Rimozione vasca, piatto doccia 90 × 120, piastrelle su 2 pareti, miscelatore termostatico, calcolare 3 gg in due.» Resta da farne un documento che il cliente capisca, con le indicazioni giuste, e che non dia l'impressione di essere stato scritto sul cofano del furgone.
L'IA può trasformare questi appunti in voci dettagliate, quotate riga per riga, leggibili da un privato. Ma i vostri appunti contengono anche il nome della cliente, il codice del portone, a volte l'informazione che la casa resterà vuota ad agosto. E i vostri prezzi, che non avete nessuna voglia di veder circolare.
Ecco due liste di controllo: che cosa togliere prima di affidare i propri appunti a un'IA, e che cosa verificare prima di inviare il preventivo.
Le regole cambiano da un Paese all'altro. In diversi Paesi europei il preventivo scritto è richiesto per molti lavori e interventi presso i privati, e deve riportare indicazioni precise: dati dell'impresa e numero di iscrizione, data e durata di validità, descrizione dettagliata dei lavori, quantità e prezzi unitari, manodopera, spese di trasferta, totale imponibile, IVA e totale comprensivo d'IVA. In alcuni mestieri l'assicurazione professionale obbligatoria deve comparire sul documento. Una volta firmato per accettazione, il preventivo di solito vi vincola sul prezzo. Firmato a casa del cliente, può dargli diritto a un periodo di recesso.
In Svizzera si parla più spesso di offerta e la legge impone meno indicazioni, ma la differenza tra prezzo forfettario e preventivo approssimativo conta se la fattura supera di molto la stima.
Sul fronte dei dati, un preventivo dice molto. I recapiti del cliente sono dati personali, protetti dal GDPR come dalla legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD). E i vostri prezzi d'acquisto, i vostri sconti e il vostro ricarico sono proprio ciò che i concorrenti vorrebbero conoscere di più.
L'elenco generale, valido per tutti i mestieri: i dati da non incollare mai in un'IA.
Spuntata la prima lista, resta ciò di cui l'IA ha bisogno: i lavori, le quantità e i vostri prezzi di vendita. In IA Confidential queste informazioni sono elaborate di base da modelli aperti installati su server in Svizzera, sotto la legge svizzera sulla protezione dei dati e fuori dal campo d'applicazione del CLOUD Act. Questi modelli confidenziali non trasmettono nulla a terzi. Lo strumento propone tre famiglie di modelli, locali, specializzati ed esterni, con una scelta automatica o manuale; i modelli esterni vengono usati solo se li scegliete voi.
Create uno spazio «Preventivi» e mettetevi una discussione per ogni cantiere. Nella scheda Assistente dello spazio, scrivete una volta per tutte le vostre istruzioni: mestiere, unità di misura, ordine delle voci, tono, e la regola di lasciare in bianco l'IVA e i dati del cliente. Prevalgono sulle preferenze generali: ogni preventivo segue la stessa struttura.
Sul computer, con Chrome, Edge o Opera, potete aggiungere allo spazio la cartella in cui conservate i preventivi, con l'opzione «Modelli confidenziali». L'assistente vi ritrova come avevate descritto un bagno simile, e questa cartella non viene mai inviata a un modello esterno. Con un altro browser o sul telefono, allegate semplicemente un vecchio preventivo al messaggio: viene letto nel vostro browser, e solo estratti pseudonimizzati partirebbero verso un modello esterno, se ne sceglieste uno.
Ecco i miei appunti di cantiere per un bagno in una casa degli anni Settanta: rimozione della vasca e delle piastrelle esistenti, piatto doccia ultrapiatto 90 × 120 con parete fissa, piastrelle su due pareti fino al soffitto (circa 11 m²), miscelatore termostatico, rifacimento dello scarico, tre giorni di lavoro in due. Seguono i miei prezzi di vendita. Scrivi un preventivo dettagliato per voci (preparazione, fornitura, posa, finiture, smaltimento delle macerie) con quantità, unità, prezzo unitario e totale imponibile per ogni riga. Lascia in bianco l'IVA e i dati del cliente, elenca a parte le prestazioni non comprese e segnala ogni quantità che ti sembra mancare.
Incollate poi il vostro listino prezzi. L'assistente scrive il preventivo come un documento: lo vedete in anteprima, lo modificate, conservate le versioni successive, poi lo stampate in PDF o lo esportate in Word o OpenDocument. L'impaginazione viene rifatta all'esportazione: riportate il contenuto nel vostro modello abituale o nel vostro programma per i preventivi, che conserva la vostra intestazione e la vostra numerazione.
Prima di inviarlo, fate rileggere il preventivo con uno sguardo esterno:
Rileggi questo preventivo come lo leggerebbe un cliente diffidente che confronta tre proposte. Dimmi quali voci sono troppo vaghe, quali domande rischia di farmi al telefono e che cosa potrebbe dare adito a discussioni a fine lavori. Non modificare alcun prezzo e non aggiungere alcuna prestazione.
Se preferite un modello esterno, il Filtro di riservatezza esamina prima il vostro messaggio: se rileva dati sensibili, vi propone di rispondere con un modello confidenziale, messaggio intatto, oppure di anonimizzare per il modello esterno, con una versione che rileggete e correggete. Nel pannello Riservatezza aggiungete le vostre regole di anonimizzazione: i nomi dei clienti abituali e dei fornitori, che nessun rilevatore indovina da solo.
Non quota un cantiere. Senza i vostri prezzi, propone importi «medi» che non corrispondono né alla vostra regione né ai vostri tempi di posa: non riprendeteli mai. Può anche sbagliare e inventare con sicurezza, che si tratti di un'indicazione obbligatoria, di una regola assicurativa o di una condizione per un contributo pubblico. Per questi punti, la vostra associazione di categoria o il vostro commercialista restano gli interlocutori giusti. E un preventivo firmato impegna voi, non lo strumento che l'ha impaginato.
Con un modello confidenziale, i vostri appunti, i vostri prezzi e il preventivo sono elaborati su server situati in Svizzera, e da parte nostra non viene conservato nulla: la cronologia delle discussioni resta nel vostro browser. Non potremmo consegnarla se ci venisse chiesta, perché non l'abbiamo. Una cartella aggiunta con l'opzione «Modelli confidenziali» non viene mai inviata a un modello esterno.
Con un modello esterno, nulla parte senza passare dal Filtro di riservatezza, e siete voi a scegliere tra la versione anonimizzata, gli estratti pseudonimizzati o l'invio così com'è, con cognizione di causa.
Una precauzione resta nelle vostre mani: il computer dell'ufficio serve spesso anche al coniuge che tiene la contabilità o all'apprendista, e la cronologia è leggibile da chiunque usi la stessa sessione del browser. Usate una sessione personale e scollegatevi quando uscite.
Per spiegare dei numeri a chi non è del mestiere, vedete anche la nostra guida per spiegare un bilancio al cliente, e per le buone abitudini di base, come usare l'IA al lavoro senza rischi.
Per trasformare la vostra prossima bozza di cantiere in un preventivo presentabile, cominciando con appunti fittizi: aprite la chat.
