Duecento pagine di documenti, un'udienza martedì: l'IA può ricavarne la sintesi. Sei errori ricorrono di continuo, espongono la pratica o rendono sbagliato il riassunto. Ecco come evitarli.
Venerdì, le sei di sera. Un collega vi passa una pratica che riprendete all'improvviso: duecento pagine di documenti, lettere e memorie, e un'udienza martedì. La domanda che viene a tutti: posso chiedere a un'IA di riassumermela, e ho il diritto di affidarle questi documenti?
La risposta è sì, a due condizioni: che i documenti restino in un ambito che controllate, e che sappiate che cosa l'IA ha letto davvero. Gli errori qui sotto sono quelli che si vedono più spesso negli studi legali e negli uffici legali d'impresa. Ognuno ha un rimedio semplice.
Il segreto professionale dell'avvocato copre i documenti, gli scambi con il cliente e persino l'esistenza della pratica; in Svizzera come in Italia il codice penale ne punisce la violazione (art. 321 CP in Svizzera, art. 622 c.p. in Italia). I giuristi d'impresa e i notai hanno i propri obblighi di riservatezza, spesso rafforzati da impegni contrattuali. Riassumere una pratica con un'IA significa quindi, prima di tutto, decidere chi vede i documenti. La guida IA per avvocati espone il metodo generale; questa si concentra sulla pratica voluminosa da sintetizzare in fretta.
La tentazione è forte quando il tempo stringe. Ma un'IA di largo consumo è un terzo: spesso conserva la cronologia, e il suo fornitore può essere soggetto a leggi straniere che gli impongono di consegnare ciò che detiene. Il motivo «era solo un riassunto» non cambia nulla: i documenti sono usciti.
Il rimedio: lavorare in uno spazio di tipo «Legale». Imposta un tono formale e mantiene le cartelle aggiunte sui modelli confidenziali, modelli aperti installati su server in Svizzera. Per una sintesi bastano.
Si annerisce il nome del cliente, poi si invia il resto. Ma una pratica è piena di elementi che identificano con la stessa certezza di un nome: numero di ruolo, indirizzo di un immobile, importo di una transazione, data di un licenziamento, nome del datore di lavoro. Incrociati, indicano una persona.
Il rimedio: non contare su un oscuramento fatto a mano. La guida su anonimizzazione e pseudonimizzazione spiega perché. La soluzione più semplice resta tenere la pratica su un modello confidenziale. Se scegliete un modello esterno per una questione accessoria, il Filtro di riservatezza rileva prima i dati sensibili e vi propone di rispondere con un modello confidenziale; un documento troppo identificante viene elaborato da un modello confidenziale, oppure parte solo la domanda.
È l'errore più ingannevole, perché il riassunto ottenuto sembra completo. Una richiesta può contenere solo una quantità limitata di testo: oltre quel limite, un allegato viene segnato «troncato», e la fine della pratica semplicemente non è stata letta. Il riassunto sembra coerente, ma forse ignora il documento decisivo, spesso l'ultimo arrivato.
Il rimedio: procedere per lotti. Allegate i documenti a blocchi coerenti (atti del procedimento, corrispondenza, documenti della controparte) e chiedete ogni volta l'elenco di ciò che è stato letto.
Ecco i documenti da 1 a 25 di una pratica di locazione commerciale. Per ogni documento indica in una riga: natura, data, autore e ciò che dimostra. Concludi con l'elenco dei documenti che non sei riuscito a leggere per intero, o di cui ti sembra mancare una parte.
Poi riunite i lotti in un'unica scheda di sintesi.
Su computer, con Chrome, Edge o Opera, potete aggiungere a uno spazio la cartella della pratica così come si trova sul vostro disco, con l'opzione «Modelli confidenziali»: in quel caso non viene mai inviata a un modello esterno. Con un account connesso, l'assistente vi ritrova automaticamente i passaggi utili alla vostra domanda. È molto efficace per una domanda precisa («che cosa dice il contratto di locazione sulla clausola di indicizzazione?»), molto meno per un riassunto complessivo: l'assistente risponde a partire dai passaggi ritrovati, non da una lettura integrale.
Il rimedio: usare la cartella aggiunta per le domande mirate, e i lotti di allegati per la sintesi d'insieme. Con un altro browser o sul telefono, gli allegati restano la via normale: vengono letti nel vostro browser.
Un riassunto senza destinatario è piatto: segue l'ordine dei documenti, mette tutto sullo stesso piano e non vi dice che cosa conta per martedì. Eppure non vi serve un riassunto, ma una scheda d'udienza, una nota per il socio o un aggiornamento per il cliente.
Il rimedio: indicare l'uso, il lettore e la forma. Le istruzioni dello spazio possono fissare una volta per tutte il formato della vostra scheda; la richiesta precisa il resto.
A partire dalle sintesi dei lotti qui sopra, redigi una scheda d'udienza di una pagina per un avvocato che riprende la pratica: le pretese di ciascuna parte, le tre questioni che il giudice dovrà decidere e, per ognuna, i documenti che ci sono utili e quelli che ci sfavoriscono. Cita ogni documento con il suo numero e non affermare nulla che non compaia in un documento.
L'IA può sbagliare con sicurezza: una data spostata, un documento della controparte attribuito al vostro cliente, una somma ricalcolata, un argomento che nessuno ha sollevato. Su duecento pagine questi slittamenti passano facilmente inosservati, e finiscono in un'arringa.
Il rimedio: esigere un numero di documento per ogni affermazione, come nella richiesta qui sopra, poi controllare i punti su cui poggia la vostra argomentazione. Ciò che non rimanda ad alcun documento è sospetto per principio. La sintesi vi fa risparmiare la prima lettura; non sostituisce la vostra, e la responsabilità di ciò che sostenete in udienza resta interamente vostra.
In uno spazio Legale, le cartelle aggiunte restano sui modelli confidenziali: sono elaborate su server in Svizzera e non vengono mai trasmesse a un modello esterno. L'indice che permette di ritrovare i passaggi resta nella cartella, sul vostro computer. Gli allegati sono letti nel vostro browser e nessun file viene conservato sui nostri server. Se scegliete un modello esterno, possono partire solo estratti pseudonimizzati, e sempre dopo il Filtro di riservatezza.
La cronologia delle vostre conversazioni, sintesi comprese, vive nel vostro browser e da nessun'altra parte: non potremmo produrla nemmeno se ci venisse richiesta. Su un computer condiviso dello studio, però, è leggibile da chiunque usi la stessa sessione: lavorate in una sessione personale, e archiviate la scheda finale nella cartella della pratica invece di affidarvi alla cronologia.
Prima di aprire una pratica reale, rileggete i dati da non incollare mai in un'IA, poi provate il metodo dei lotti su una pratica fittizia: aprite la chat.
