Spiegare un bilancio al cliente con l'IA: commercialisti e segreto
«Ho fatto utile e sul conto non c'è niente?» L'IA può aiutarvi a rispondere senza gergo tecnico. Che cosa può vedere dei conti del cliente, e che cosa conviene tenere per voi.
«Quindi ho fatto quarantamila euro di utile, e sul conto non c'è niente?» La frase torna a ogni incontro di presentazione del bilancio d'esercizio, spesso detta da un artigiano che scopre il suo primo bilancio. La risposta la conoscete: le rimanenze di magazzino, i clienti che non hanno ancora saldato, il rimborso del finanziamento. Il difficile è dirla senza gergo tecnico, in dieci minuti.
L'IA trova molto bene queste parole. Resta da capire che cosa potete mostrarle dei conti di un cliente.
Spiegare un bilancio con l'IA: che cosa consente il segreto
Un commercialista può affidare il bilancio di un cliente a un'IA?
Non a una qualsiasi. In Italia il commercialista è tenuto al segreto professionale, la cui rivelazione è punita dal codice penale (art. 622 c.p.). In Svizzera il revisore vi è soggetto allo stesso modo, e la fiduciaria che tiene la contabilità deve al cliente discrezione e rispetto della protezione dei dati. Incollare un bilancio nominativo in un'IA di largo consumo significa comunicarlo a un terzo che può conservarlo, talvolta soggetto a un diritto straniero che ne apre l'accesso alle proprie autorità. Verificate anche la posizione del vostro studio e il vostro mandato professionale.
Basta togliere il nome dell'azienda?
Raramente. Un fatturato, un settore e una città bastano spesso a riconoscere una piccola impresa, e un finanziamento soci o il compenso dell'amministratore indicano una persona. Togliere il nome significa pseudonimizzare, non anonimizzare: la differenza è spiegata nella nostra guida anonimizzazione o pseudonimizzazione. Per un uso didattico, arrotondate gli importi e tenete solo le voci utili, oppure restate su un modello confidenziale.
Quale modello scegliere per questo lavoro?
In IA Confidential le domande sono elaborate di base da modelli confidenziali: modelli aperti installati su server in Svizzera, che non trasmettono nulla a terzi. Per riformulare un bilancio bastano. Se scegliete un modello esterno, il Filtro di riservatezza rileva prima i dati sensibili e vi propone di rispondere con un modello confidenziale, messaggio intatto, oppure di inviare una versione anonimizzata che rileggete prima dell'invio.
Spiegazioni di bilancio alla portata del cliente
Come ottenere il giusto registro?
Descrivendolo una volta sola. Create uno spazio «Presentazioni ai clienti» e, nelle sue istruzioni, fissate la regola: nessun termine tecnico senza definizione, paragoni della vita quotidiana, al massimo una pagina. Queste istruzioni prevalgono sulle vostre preferenze generali. Poi cominciate in modo semplice:
Spiega alla titolare di un panificio, senza gergo tecnico e in cinque frasi, perché un'impresa può chiudere l'esercizio in utile e avere la cassa quasi vuota. Usa l'esempio delle rimanenze di magazzino, dei clienti che saldano a sessanta giorni e del rimborso di un finanziamento.
L'IA può sbagliare sui numeri?
Sì, e con sicurezza: un indice calcolato male, un totale ricopiato in modo errato, una confusione tra risultato d'esercizio e liquidità, una spiegazione plausibile ma sbagliata di una variazione. Chiedetele di citare ogni importo utilizzato e di separare ciò che legge da ciò che deduce, poi verificate tutto sui vostri conti. Ciò che direte al cliente resta la vostra consulenza, sotto la vostra responsabilità.
Ecco le grandi voci del bilancio di una falegnameria con sei dipendenti, in migliaia di euro, su due esercizi. Spiega le tre variazioni più importanti a un imprenditore che non è esperto di finanza. Per ciascuna, cita gli importi che usi e distingui ciò che i numeri mostrano da ciò che supponi.
Si può allegare il PDF del bilancio d'esercizio?
Sì. Il file viene letto nel vostro browser, e nulla viene conservato sui nostri server. Se la domanda va a un modello esterno, partono solo estratti pseudonimizzati; se il documento è giudicato troppo identificante, l'assistente ve lo segnala e propone di farlo elaborare da un modello confidenziale, oppure di inviare solo la domanda. Può poi redigere la nota di presentazione come un documento: modificabile, stampabile in PDF, esportabile in Word o OpenDocument con un'impaginazione rifatta.
A partire dal bilancio d'esercizio allegato, redigi una nota di presentazione di due pagine per l'imprenditore: che cosa dice il bilancio in tre frasi, una tabella delle cinque voci che sono cambiate di più con una spiegazione semplice, due punti di attenzione per l'esercizio che inizia e tre domande da porgli durante l'incontro. Non inventare alcun numero assente dai conti e segnala quelli che ti mancano.
Cosa resta riservato
Con un modello confidenziale, il bilancio, le vostre domande e le risposte sono elaborati su server situati in Svizzera, e nulla viene conservato da parte nostra: la cronologia resta nel vostro browser.
Con un modello esterno, ciò che parte dipende dalla vostra decisione, dopo il passaggio del filtro: versione anonimizzata, estratti pseudonimizzati, oppure il messaggio così com'è se ve ne assumete la responsabilità. Nel pannello Riservatezza potete anche indicare ciò che deve essere sempre mascherato, come i nomi dei vostri clienti.
Su un computer condiviso dello studio, la cronologia è leggibile da chiunque usi la stessa sessione del browser: tenete una sessione personale e chiudetela quando uscite. E la pratica del cliente resta nel vostro software di contabilità, non nella chat.
Prima del prossimo incontro
Prima di incollare un bilancio di verifica o un libro mastro, rileggete l'elenco dei dati da non incollare mai in un'IA e le nostre buone abitudini per usare l'IA al lavoro senza rischi.
Per provare su un bilancio fittizio, senza installare nulla: aprite la chat.
